Tóm tắt Công văn 2011/TCT-CS năm 2018 về hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế ban hành

Công văn 2011/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp và hướng dẫn các Cục Thuế địa phương thống nhất thực hiện các quy định về hóa đơn điện tử. Nội dung công văn tập trung làm rõ các vấn đề trọng tâm liên quan đến chữ ký điện tử của người mua, nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và các tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn.

1. Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

Một trong những nội dung quan trọng nhất của Công văn 2011/TCT-CS là việc hướng dẫn các trường hợp miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn:

• Trường hợp được miễn chữ ký: Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán, hoặc là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, tài liệu khác chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua (như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, hóa đơn bán hàng...) thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Thẩm quyền xem xét: Tổng cục Thuế giao Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương căn cứ vào thực tế phát sinh, yêu cầu quản lý và điều kiện công nghệ thông tin của doanh nghiệp để xem xét, quyết định việc miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử cho từng trường hợp cụ thể.

2. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Công văn hướng dẫn chi tiết về điều kiện và giá trị pháp lý khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ nhu cầu quản lý hoặc lưu thông hàng hóa:

• Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi: Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ có giá trị pháp lý khi phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Giới hạn số lần chuyển đổi: Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông chỉ được thực hiện một (01) lần và phải có chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của bên bán.

3. Các tiêu thức bắt buộc và tính chính xác của thông tin trên hóa đơn

Tổng cục Thuế yêu cầu các doanh nghiệp khi khởi tạo và lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo đầy đủ các tiêu thức nội dung theo quy định hiện hành:

• Thông tin định danh: Hóa đơn phải thể hiện chính xác tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua theo đúng thông tin đã đăng ký thuế.
• Thông tin giao dịch: Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng và tổng cộng tiền thanh toán phải được ghi nhận rõ ràng, minh bạch và không được có sự sai lệch so với thực tế giao dịch.

4. Ý nghĩa và hướng dẫn tổ chức thực hiện

Công văn 2011/TCT-CS đóng vai trò là cơ sở pháp lý quan trọng giúp tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử, giảm thiểu thủ tục hành chính không cần thiết liên quan đến chữ ký của khách hàng. Tổng cục Thuế yêu cầu các Cục Thuế địa phương chủ động tuyên truyền, hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi nhất để các doanh nghiệp trên địa bàn triển khai áp dụng hóa đơn điện tử đúng quy định.