Giới thiệu về Công văn 675/TCT-DNL năm 2018

Công văn 675/TCT-DNL do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện các quy định về hóa đơn điện tử một cách thống nhất và đúng pháp luật. Văn bản tập trung giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp liên quan đến quy trình khởi tạo, phát hành, yêu cầu về chữ ký số của các bên và thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

- Quy định về khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp thực hiện khởi tạo hóa đơn điện tử phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Trước khi áp dụng, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Mẫu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Hóa đơn điện tử được khởi tạo phải đảm bảo tính nguyên vẹn của thông tin, không thể thay đổi hoặc chỉnh sửa sau khi đã hoàn tất việc ký số của các bên liên quan.

- Hướng dẫn về chữ ký số của người bán và người mua

• Chữ ký số của người bán: Đây là nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử nhằm xác định tính pháp lý và nguồn gốc của hóa đơn. Người bán phải sử dụng chữ ký số hợp pháp, còn hiệu lực theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Chữ ký số của người mua: Đối với người mua là đơn vị kế toán, nếu có các điều kiện kỹ thuật để ký số thì thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử. Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc không có chữ ký số, hai bên mua và bán có thể thỏa thuận bằng văn bản về việc người mua không cần phải ký số trên hóa đơn điện tử, trừ các trường hợp đặc biệt có quy định riêng của pháp luật.

- Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

• Doanh nghiệp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ cho việc chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông hoặc phục vụ nhu cầu lưu trữ, ghi sổ kế toán theo quy định.
• Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải phản ánh toàn vẹn, chính xác nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi, đồng thời phải có dấu đóng của người bán để xác nhận tính pháp lý.
• Hóa đơn chuyển đổi chỉ có giá trị pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính toàn vẹn của thông tin và ký xác nhận theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Lưu trữ và bảo quản dữ liệu hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử một cách an toàn, bảo mật, tránh các nguy cơ bị mất mát, hư hỏng hoặc can thiệp trái phép từ bên ngoài.
• Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán đối với các chứng từ kế toán thông thường.
• Doanh nghiệp phải sẵn sàng cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, chính xác cho cơ quan thuế và các cơ quan chức năng có thẩm quyền khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.