Giới thiệu về Công văn 1406/TCT-DNL năm 2018

Công văn 1406/TCT-DNL do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, đặc biệt là các tập đoàn, tổng công ty lớn thuộc phạm vi quản lý của Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn (DNL), thực hiện đúng các quy định về hóa đơn điện tử. Văn bản này tập trung tháo gỡ các vướng mắc thực tế liên quan đến chữ ký điện tử của người mua, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và công tác lưu trữ dữ liệu hóa đơn theo quy định pháp luật hiện hành.

1. Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

Một trong những nội dung quan trọng nhất của Công văn 1406/TCT-DNL là hướng dẫn chi tiết về trường hợp miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn. Cụ thể:

• Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán: Đối với khách hàng cá nhân, người tiêu dùng cuối cùng hoặc các tổ chức không phải là đơn vị kế toán, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Trường hợp người mua là đơn vị kế toán: Nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua (như hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, hóa đơn biên nhận thanh toán...) thì trên hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật chuyên ngành có quy định bắt buộc.
• Yêu cầu về tính chính xác: Dù được miễn chữ ký của người mua, hóa đơn điện tử vẫn phải đảm bảo chứa đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc khác theo quy định của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế để được coi là hợp lệ, hợp pháp.

2. Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Công văn cũng làm rõ nguyên tắc và điều kiện khi thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ nhu cầu quản lý hoặc lưu thông hàng hóa:

• Mục đích chuyển đổi: Doanh nghiệp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông trên đường hoặc phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
• Điều kiện phản ánh nguyên vẹn: Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Ký hiệu riêng biệt: Trên hóa đơn chuyển đổi phải có dòng chữ phân biệt rõ ràng (ví dụ: "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ") và phải có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi cùng dấu xác nhận của người bán.
• Giới hạn số lần chuyển đổi: Việc chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa chỉ được thực hiện một (01) lần và phải có chữ ký, đóng dấu hợp pháp.

3. Quy định về lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử

Để đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin dữ liệu hóa đơn, Tổng cục Thuế đưa ra các yêu cầu cụ thể đối với doanh nghiệp:

• Hình thức lưu trữ: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử. Doanh nghiệp phải lưu trữ cả file định dạng XML (chứa dữ liệu gốc) và file định dạng PDF (hiển thị nội dung hóa đơn) để phục vụ việc tra cứu, kiểm tra.
• Thời hạn lưu trữ: Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán (thông thường là 10 năm đối với chứng từ kế toán dùng cho số liệu kế toán và lập báo cáo tài chính).
• An toàn thông tin: Doanh nghiệp có trách nhiệm bảo đảm an toàn, bảo mật, phòng chống các hành vi truy cập trái phép, sao chép hoặc làm sai lệch dữ liệu hóa đơn trong suốt thời gian lưu trữ.

4. Trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương

Công văn 1406/TCT-DNL nhấn mạnh vai trò phối hợp giữa người nộp thuế và cơ quan quản lý thuế trực tiếp:

• Đối với doanh nghiệp: Phải chủ động rà soát hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử để đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo hướng dẫn. Đồng thời, chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của hóa đơn đã lập.
• Đối với cơ quan thuế: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm tuyên truyền, hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi nhất để các doanh nghiệp trên địa bàn chuyển đổi, áp dụng hóa đơn điện tử một cách thông suốt, đúng lộ trình của Chính phủ.