Tóm tắt Công văn 542/TCT-CS năm 2018 về xử lý hóa đơn điện tử có mã xác thực bị lỗi

Công văn 542/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế khi phát hiện có sai sót. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp đảm bảo tính thống nhất, minh bạch và tuân thủ đúng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

Các nội dung trọng tâm và quy trình xử lý sai sót theo Công văn 542/TCT-CS:

• Trường hợp hóa đơn điện tử có mã xác thực đã lập nhưng chưa giao cho người mua: Nếu phát hiện hóa đơn đã được cấp mã xác thực có sai sót nhưng doanh nghiệp chưa gửi cho khách hàng, người bán thực hiện thủ tục hủy hóa đơn đã lập. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn điện tử mới để thay thế và gửi lên hệ thống của cơ quan thuế để cấp mã xác thực mới.
• Trường hợp hóa đơn điện tử có mã xác thực đã lập và đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Khi phát hiện sai sót trong trường hợp này, nếu hai bên chưa thực hiện kê khai thuế, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót (hoặc biên bản thỏa thuận bằng văn bản giấy). Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, lập hóa đơn điện tử mới thay thế để cơ quan thuế cấp mã xác thực mới, sau đó gửi cho người mua.
• Trường hợp hóa đơn điện tử có mã xác thực đã lập, đã giao cho người mua và đã kê khai thuế: Nếu sai sót được phát hiện sau khi cả hai bên đã thực hiện kê khai thuế, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót và gửi cơ quan thuế để cấp mã xác thực. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh (tăng, giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng...).
• Xử lý lỗi kỹ thuật từ hệ thống cấp mã của cơ quan thuế: Đối với các trường hợp hệ thống cấp mã xác thực của cơ quan thuế gặp sự cố kỹ thuật dẫn đến việc không thể cấp mã hoặc phản hồi chậm, doanh nghiệp cần liên hệ ngay với bộ phận hỗ trợ của cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn xử lý kịp thời, tránh làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan thuế liên quan:

• Đối với doanh nghiệp (người nộp thuế): Phải chủ động rà soát, kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi yêu cầu cấp mã xác thực. Khi phát hiện sai sót, phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình lập biên bản thỏa thuận và thực hiện các thao tác hủy, thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn trên phần mềm theo đúng hướng dẫn kỹ thuật.
• Đối với cơ quan thuế: Có trách nhiệm giám sát, hỗ trợ kỹ thuật và hướng dẫn người nộp thuế thực hiện đúng quy trình xử lý hóa đơn lỗi. Đồng thời, cơ quan thuế quản lý trực tiếp có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu dữ liệu hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế trên hệ thống để đảm bảo tính chính xác của nghĩa vụ thuế.

Việc áp dụng đúng hướng dẫn tại Công văn 542/TCT-CS giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý về thuế, đồng thời tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn điện tử trong kỷ nguyên số hóa.