Giới thiệu về Công văn 4013/TCT-CS năm 2017

Công văn 4013/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành ngày 05 tháng 09 năm 2017 nhằm giải đáp các vướng mắc liên quan đến việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp làm rõ các quy định về chữ ký điện tử của người mua, cách thể hiện hóa đơn điện tử nhiều trang và nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Các nội dung hướng dẫn trọng tâm của Công văn 4013/TCT-CS

- Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

• Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, tài liệu chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua (như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán,...) thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Bộ Tài chính giao Tổng cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và yêu cầu thực tế của doanh nghiệp để có hướng dẫn miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.

- Hướng dẫn đối với hóa đơn điện tử có nhiều hơn một trang

• Để đảm bảo tính toàn vẹn và minh bạch của dữ liệu khi hóa đơn điện tử có số lượng hàng hóa, dịch vụ vượt quá giới hạn hiển thị của một trang, doanh nghiệp cần thiết lập giải pháp kỹ thuật để hóa đơn điện tử hiển thị nhiều trang.
• Trên các trang sau của hóa đơn điện tử phải thể hiện cùng một số hóa đơn như trang đầu, cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, cùng mẫu số và ký hiệu hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử phải có dòng chữ chỉ rõ số trang (ví dụ: Trang 1/2, Trang 2/2) để đảm bảo tính liên tục và kiểm soát chặt chẽ thông tin hàng hóa.

- Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

• Mục đích chuyển đổi: Người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Người mua và người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc ghi sổ kế toán, đối chiếu dữ liệu và không có giá trị thanh toán trừ trường hợp có quy định khác.
• Điều kiện về nội dung: Hóa đơn giấy được chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử; có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi.
• Hiệu lực pháp lý: Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi và chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của bên bán.

Ý nghĩa và tác động của văn bản

Công văn 4013/TCT-CS năm 2017 đã tháo gỡ nhiều vướng mắc thực tế cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số và áp dụng hóa đơn điện tử. Việc làm rõ các tiêu thức về chữ ký điện tử của người mua và phương án xử lý hóa đơn nhiều trang giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, đồng thời tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho cơ quan thuế trong công tác quản lý và thanh tra, kiểm tra thuế.