Giới thiệu chung về Công văn 1345/TCHQ-GSQL

Công văn 1345/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành ngày 04 tháng 03 năm 2020 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến hoạt động thuê kho ngoài của các doanh nghiệp chế xuất (DNCX). Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp và cơ quan hải quan địa phương trong việc quản lý, giám sát hàng hóa lưu giữ tại kho thuê ngoài, đảm bảo vừa tạo thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vừa duy trì hiệu quả quản lý nhà nước về hải quan.

- Quy định về địa điểm và đối tượng được phép thuê kho ngoài

• DNCX được phép thuê kho bên ngoài trụ sở chính (nằm ngoài khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao hoặc khu kinh tế) để lưu giữ nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị và sản phẩm hoàn chỉnh phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất của chính doanh nghiệp đó.
• Kho thuê ngoài phải nằm trong địa bàn quản lý của Chi cục Hải quan quản lý DNCX hoặc thuộc địa bàn quản lý của Chi cục Hải quan nơi có kho thuê, đảm bảo thuận tiện cho công tác kiểm tra, giám sát của cơ quan hải quan.
• DNCX không được phép sử dụng kho thuê ngoài để thực hiện các hoạt động sản xuất, gia công, tái chế hoặc các hoạt động dịch vụ khác ngoài mục đích lưu giữ và bảo quản hàng hóa.

- Điều kiện kiểm tra, giám sát hải quan đối với kho thuê ngoài

• Kho thuê ngoài của DNCX phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về kiểm tra, giám sát hải quan theo quy định pháp luật hiện hành (đặc biệt là các tiêu chuẩn tương tự như khu vực lưu giữ hàng hóa của DNCX).
• Phải có tường rào, vách ngăn cứng cách biệt hoàn toàn với khu vực xung quanh để đảm bảo an ninh và ngăn chặn việc di chuyển hàng hóa trái phép.
• Phải lắp đặt hệ thống camera giám sát tại các vị trí cửa ra vào, khu vực lưu giữ hàng hóa. Hệ thống camera này phải được kết nối trực tuyến với cơ quan hải quan quản lý trực tiếp để giám sát 24/7.
• Doanh nghiệp phải có hệ thống sổ sách kế toán, phần mềm quản lý lượng hàng hóa đưa vào, đưa ra và tồn kho tại kho thuê ngoài một cách rõ ràng, minh bạch, sẵn sàng kết xuất dữ liệu báo cáo khi cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ.

- Thủ tục thông báo và phê duyệt việc thuê kho

• Trước khi đưa kho thuê ngoài vào sử dụng, DNCX phải gửi văn bản thông báo chi tiết cho Chi cục Hải quan quản lý trực tiếp.
• Nội dung thông báo phải thể hiện rõ: Địa chỉ vị trí kho, diện tích kho thuê, thời hạn thuê kho, mục đích sử dụng kho và cam kết về việc đáp ứng các điều kiện giám sát hải quan.
• Sau khi tiếp nhận thông báo, Chi cục Hải quan quản lý sẽ tiến hành kiểm tra thực tế điều kiện cơ sở vật chất, hệ thống camera và phần mềm quản lý của kho thuê. Chỉ khi kho thuê đáp ứng đầy đủ các điều kiện giám sát thì cơ quan hải quan mới chấp thuận bằng văn bản cho phép doanh nghiệp đưa hàng hóa vào lưu giữ.

- Nguyên tắc quản lý hàng hóa di chuyển giữa DNCX và kho thuê

• Mọi hoạt động vận chuyển nguyên liệu, vật tư, sản phẩm giữa DNCX và kho thuê ngoài phải được theo dõi chặt chẽ bằng các chứng từ vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc các chứng từ kế toán hợp pháp khác.
• Hàng hóa lưu giữ tại kho thuê ngoài vẫn thuộc đối tượng chịu sự giám sát hải quan. DNCX phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính nguyên trạng, số lượng và mục đích sử dụng của số hàng hóa này.
• Nghiêm cấm mọi hành vi tự ý tẩu tán, tiêu thụ nội địa hàng hóa từ kho thuê ngoài mà không thực hiện khai báo hải quan và nộp thuế theo quy định. Mọi vi phạm sẽ bị xử lý nghiêm theo chế tài về gian lận thương mại và trốn thuế.