Giới thiệu về Công văn 351/TCHQ-GSQL năm 2020

Công văn 351/TCHQ-GSQL được Tổng cục Hải quan ban hành ngày 16 tháng 01 năm 2020 nhằm hướng dẫn và giải quyết các vướng mắc liên quan đến việc doanh nghiệp chế xuất (DNCX) thuê kho bên ngoài để lưu giữ nguyên liệu, vật tư và sản phẩm. Đây là văn bản pháp lý quan trọng giúp làm rõ các điều kiện, thủ tục hải quan và cơ chế giám sát đối với kho thuê ngoài của DNCX, đảm bảo tính thống nhất trong quá trình thực hiện của các Cục Hải quan tỉnh, thành phố.

Điều kiện đối với kho thuê ngoài của Doanh nghiệp chế xuất

Để được phép thuê kho ngoài trụ sở chính phục vụ cho hoạt động lưu giữ hàng hóa, doanh nghiệp chế xuất phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện nghiêm ngặt về vị trí địa lý và khả năng giám sát của cơ quan hải quan, cụ thể bao gồm:

• Vị trí địa lý của kho thuê: Kho thuê ngoài phải nằm trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao, khu kinh tế hoặc thuộc địa bàn quản lý của Chi cục Hải quan quản lý DNCX. Trường hợp kho nằm ngoài các khu vực nêu trên thì phải được sự chấp thuận và giám sát trực tiếp của Chi cục Hải quan nơi quản lý doanh nghiệp.
• Khả năng ngăn cách vật lý: Kho thuê ngoài phải có tường rào, vách ngăn cứng bao quanh để ngăn cách hoàn toàn với khu vực bên ngoài, đảm bảo hàng hóa được bảo quản an toàn và tránh thất thoát.
• Hệ thống camera giám sát: Doanh nghiệp phải lắp đặt hệ thống camera giám sát liên tục 24/7 tại các vị trí cửa ra vào, khu vực lưu trữ hàng hóa. Hệ thống camera này phải được kết nối trực tuyến và truyền hình ảnh trực tiếp đến Chi cục Hải quan quản lý để phục vụ công tác kiểm tra, giám sát từ xa.
• Phần mềm quản lý hàng hóa: DNCX phải sử dụng phần mềm quản lý lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho riêng biệt cho kho thuê ngoài. Phần mềm này phải có khả năng kết xuất dữ liệu báo cáo và kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan hải quan khi có yêu cầu.

Thủ tục thông báo và kiểm tra thực tế kho thuê ngoài

Quy trình thiết lập và đưa kho thuê ngoài vào hoạt động được thực hiện qua các bước chặt chẽ nhằm đảm bảo tính pháp lý:

• Thông báo cho cơ quan hải quan: Trước khi đưa kho vào sử dụng, DNCX phải gửi văn bản thông báo cho Chi cục Hải quan quản lý trực tiếp. Nội dung thông báo phải nêu rõ địa điểm, diện tích, thời hạn thuê kho và cam kết đáp ứng đầy đủ các điều kiện về giám sát hải quan.
• Kiểm tra thực tế của cơ quan hải quan: Sau khi nhận được thông báo, Chi cục Hải quan quản lý sẽ tiến hành kiểm tra thực tế tình trạng kho bãi, hệ thống camera, tường rào ngăn cách và phần mềm quản lý của doanh nghiệp.
• Xác nhận đủ điều kiện: Cơ quan hải quan sẽ ban hành văn bản xác nhận kho thuê ngoài đáp ứng hoặc không đáp ứng điều kiện giám sát hải quan trong thời hạn quy định. Chỉ khi có văn bản xác nhận đủ điều kiện, DNCX mới được phép đưa hàng hóa vào lưu giữ tại kho này.

Quy định về quản lý và giám sát hải quan đối với hàng hóa tại kho thuê

Công tác quản lý hàng hóa luân chuyển giữa DNCX và kho thuê ngoài được thực hiện theo cơ chế giám sát chặt chẽ:

• Mục đích sử dụng kho: Kho thuê ngoài chỉ được sử dụng duy nhất vào mục đích lưu giữ nguyên liệu, vật tư phục vụ sản xuất của chính DNCX và sản phẩm hoàn chỉnh do chính DNCX đó sản xuất ra. Tuyệt đối không được thực hiện các hoạt động sản xuất, gia công, đóng gói lại hoặc các hoạt động thương mại khác tại kho thuê ngoài này.
• Thủ tục luân chuyển hàng hóa: Việc vận chuyển hàng hóa từ DNCX đến kho thuê ngoài và ngược lại phải được theo dõi chặt chẽ bằng chứng từ, sổ sách kế toán và cập nhật liên tục trên phần mềm quản lý. Doanh nghiệp phải xuất trình đầy đủ chứng từ vận chuyển khi cơ quan hải quan tiến hành tuần tra, kiểm soát dọc đường.
• Chế độ báo cáo định kỳ: DNCX có trách nhiệm báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn kho của kho thuê ngoài định kỳ cho cơ quan hải quan quản lý trực tiếp theo quy định của pháp luật về hải quan đối với doanh nghiệp chế xuất.

Trách nhiệm pháp lý của Doanh nghiệp chế xuất

DNCX phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số liệu hàng hóa lưu giữ tại kho thuê ngoài. Mọi hành vi tự ý tẩu tán hàng hóa, sử dụng kho sai mục đích hoặc không duy trì các điều kiện giám sát hải quan (như hỏng camera, mất kết nối dữ liệu mà không báo cáo) sẽ bị xử lý nghiêm theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.