Giới thiệu về Công văn 11503/CT-TTHT năm 2020

Công văn 11503/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập về thủ tục, điều kiện và quy trình đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tự in trên máy tính. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các tổ chức chuẩn hóa quy trình quản lý thuế, giảm thiểu thủ tục hành chính và thực hiện đúng quy định pháp luật thuế hiện hành.

Các nội dung trọng tâm của Công văn 11503/CT-TTHT

- Điều kiện để tổ chức chi trả thu nhập được tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo hướng dẫn tại Công văn, các tổ chức chi trả thu nhập muốn tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên máy tính phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Là tổ chức có tư cách pháp nhân, đã đăng ký thuế và có mã số thuế hoạt động hợp pháp.
• Có hệ thống thiết bị máy tính và thiết bị in ấn đáp ứng được yêu cầu in ấn chứng từ trực tiếp từ phần mềm.
• Có phần mềm quản lý thuế thu nhập cá nhân hoặc phần mềm kế toán có tích hợp chức năng in chứng từ khấu trừ thuế TNCN, đảm bảo dữ liệu in ra chính xác, không thể can thiệp làm sai lệch thông tin sau khi đã xuất chứng từ.
• Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế ở mức độ nghiêm trọng hoặc đang trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế có phát hiện sai phạm chưa được xử lý.

- Thủ tục và hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ tự in

Để được chấp thuận sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, tổ chức chi trả thu nhập cần chuẩn bị và nộp hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm:

• Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in (theo mẫu quy định tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC).
• Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN dự kiến tự in, trong đó phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu thông tin bắt buộc theo quy định pháp luật.
• Bản mô tả chi tiết về giải pháp kỹ thuật, quy trình khởi tạo, in ấn và quản lý chứng từ trên hệ thống máy tính của đơn vị.

- Quy định về nội dung và hình thức của chứng từ tự in

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in trên máy tính phải đảm bảo các yêu cầu nghiêm ngặt về mặt nội dung và hình thức:

• Phải hiển thị rõ ràng các thông tin bắt buộc bao gồm: Tên, mã số thuế, địa chỉ của tổ chức chi trả thu nhập; Tên, mã số thuế (hoặc số CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người nộp thuế được khấu trừ; Khoản thu nhập chịu thuế, thời điểm khấu trừ, số thuế đã khấu trừ và số thu nhập thực nhận còn lại.
• Mỗi chứng từ phải có ký hiệu (ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn) và số thứ tự liên tục, duy nhất, không được trùng lặp.
• Chữ viết trên chứng từ phải là tiếng Việt rõ ràng, trường hợp cần thiết có thể kèm theo chữ nước ngoài nhưng phải đặt trong ngoặc đơn hoặc cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

- Chế độ báo cáo và quản lý sử dụng chứng từ

Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận cho phép tự in chứng từ, tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm:

• Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN định kỳ theo quý (Mẫu bảng tổng hợp tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN) gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên quý tiếp theo.
• Chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của các chứng từ đã in và cấp cho người nộp thuế.
• Lưu trữ dữ liệu chứng từ tự in trên hệ thống máy tính theo đúng thời hạn quy định của Luật Kế toán và Luật Quản lý thuế để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra khi có yêu cầu.

Ý nghĩa và lưu ý thực hiện

Công văn 11503/CT-TTHT tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp chủ động trong việc cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động, giảm thiểu chi phí mua chứng từ giấy từ cơ quan thuế. Tuy nhiên, các tổ chức cần lưu ý thực hiện đúng quy trình đăng ký và báo cáo định kỳ để tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ.