- Tổng quan về Công văn 9931/CT-TTHT

Công văn 9931/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2020 hướng dẫn về việc đăng ký và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tự in trên máy tính. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập nắm rõ quy trình, thủ tục và điều kiện cần thiết để tự in chứng từ khấu trừ thuế, đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ đúng quy định của pháp luật thuế hiện hành trong giai đoạn chuyển tiếp sang hóa đơn, chứng từ điện tử.

- Điều kiện đăng ký tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Để được phép tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên máy tính, tổ chức chi trả thu nhập phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Phải là tổ chức, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, có mã số thuế hoạt động hợp pháp và có thực hiện khấu trừ thuế TNCN khi chi trả thu nhập cho người lao động hoặc các đối tượng liên quan.
• Có hệ thống thiết bị máy tính và máy in đảm bảo cho việc in ấn chứng từ khấu trừ thuế TNCN trực tiếp từ phần mềm quản lý của đơn vị.
• Có phần mềm ứng dụng quản lý việc khấu trừ thuế TNCN và in chứng từ, đảm bảo lưu trữ dữ liệu chính xác, bảo mật, phục vụ tốt cho công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.
• Không bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế hoặc hóa đơn trong thời hạn quy định trước khi nộp hồ sơ đăng ký tự in chứng từ.

- Hồ sơ và thủ tục đăng ký sử dụng chứng từ tự in

Doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in cần chuẩn bị và nộp hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in trên máy tính (thực hiện theo mẫu quy định tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính).
• Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN dự kiến tự in, thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu nội dung bắt buộc theo quy định của pháp luật.
• Bản giải trình chi tiết về giải pháp kỹ thuật, phần mềm ứng dụng và thiết bị in ấn phục vụ cho việc tự in chứng từ.

- Quy định về nội dung và hình thức của chứng từ tự in

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in phải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về nội dung và hình thức để đảm bảo tính pháp lý:

• Phải hiển thị rõ ràng các thông tin bắt buộc bao gồm: Tên, mã số thuế, địa chỉ của tổ chức chi trả thu nhập; Tên, mã số thuế (hoặc số CMND/CCCD/Hộ chiếu) của cá nhân nhận thu nhập; Khoản thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
• Mỗi chứng từ phải có ký hiệu (ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn) và số thứ tự liên tục, duy nhất để phục vụ công tác quản lý, đối chiếu và tránh trùng lặp.

- Trách nhiệm báo cáo và lộ trình chuyển đổi sang chứng từ điện tử

Bên cạnh việc sử dụng, tổ chức chi trả thu nhập còn phải thực hiện nghiêm túc các nghĩa vụ quản lý sau:

• Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN định kỳ (theo quý) gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng thời hạn quy định của pháp luật.
• Lưu ý về lộ trình chuyển đổi: Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức, doanh nghiệp phải chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Công văn 9931/CT-TTHT đóng vai trò hướng dẫn trong giai đoạn chuyển tiếp, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định trước khi áp dụng hoàn toàn chứng từ điện tử theo quy định mới từ ngày 01/07/2022.