Giới thiệu về Công văn 12042/CT-TTHT năm 2020

Công văn 12042/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2020 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải quyết các vướng mắc của tổ chức chi trả thu nhập liên quan đến thủ tục đăng ký và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tự in trên máy tính. Văn bản này giúp các doanh nghiệp, tổ chức chuẩn hóa quy trình quản lý chứng từ, giảm thiểu thủ tục hành chính và đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật về thuế hiện hành.

Các nội dung chính sách cốt lõi được hướng dẫn trong văn bản:

• Điều kiện để tổ chức chi trả thu nhập được tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Tổ chức muốn áp dụng hình thức tự in chứng từ trên máy tính phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về cơ sở hạ tầng kỹ thuật, bao gồm hệ thống máy tính, thiết bị in ấn và phần mềm quản lý dữ liệu đáp ứng yêu cầu kiểm soát. Đồng thời, đơn vị phải có tư cách pháp nhân hoạt động hợp pháp và không thuộc diện bị xử phạt vi phạm nghiêm trọng về thuế hoặc hóa đơn trong thời gian quy định.
• Thành phần hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ tự in: Để được chấp thuận sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in, tổ chức chi trả thu nhập cần chuẩn bị và nộp hồ sơ lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ bao gồm: Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in theo mẫu quy định; Mẫu thiết kế chứng từ khấu trừ dự kiến tự in (đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu thông tin bắt buộc); Bản mô tả giải pháp kỹ thuật và quy trình tự in chứng từ trên máy tính.
• Yêu cầu về nội dung và hình thức của chứng từ tự in: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in phải hiển thị rõ ràng, chính xác các thông tin bắt buộc bao gồm: Tên, mã số thuế, địa chỉ của tổ chức chi trả thu nhập; Tên, mã số thuế, số CMND/CCCD/Hộ chiếu của người nộp thuế (người nhận thu nhập); Khoản thu nhập chịu thuế, thời điểm chi trả, tổng số thu nhập đã chi trả, số thuế TNCN đã khấu trừ; Ký hiệu chứng từ, số thứ tự chứng từ được đánh số liên tục và tự động.
• Quy trình phát hành và báo cáo sử dụng chứng từ: Trước khi đưa vào sử dụng chính thức, tổ chức phải thực hiện thông báo phát hành chứng từ khấu trừ tự in theo đúng quy định. Định kỳ (theo quý hoặc theo năm tùy thuộc vào hướng dẫn cụ thể), tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.
• Trách nhiệm pháp lý của tổ chức sử dụng chứng từ tự in: Tổ chức chi trả thu nhập phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin in trên chứng từ. Mọi hành vi in ấn sai quy định, sử dụng chứng từ không đúng mục đích hoặc không thực hiện báo cáo định kỳ sẽ bị xử lý vi phạm hành chính theo các chế tài về quản lý thuế và hóa đơn, chứng từ.