Công văn 41922/CT-TTHT năm 2019 do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về thủ tục, điều kiện và hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tự in trên máy tính cho các tổ chức chi trả thu nhập. Dưới đây là nội dung tóm tắt chi tiết và chuyên sâu về các quy định cốt lõi của văn bản này.

Theo hướng dẫn, các tổ chức trả thu nhập muốn tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên máy tính phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện nghiêm ngặt sau:

• Có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Đã đăng ký thuế và có mã số thuế hoạt động hợp pháp.
• Có trang bị hệ thống máy tính và thiết bị in ấn đáp ứng được yêu cầu in chứng từ khấu trừ thuế trực tiếp từ phần mềm quản lý.
• Có phần mềm ứng dụng quản lý chi trả thu nhập và phần mềm tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN, đảm bảo tính chính xác, bảo mật và không thể can thiệp làm sai lệch dữ liệu.
• Không bị xử phạt về các hành vi vi phạm pháp luật về thuế hoặc gian lận thuế trong thời hạn 24 tháng gần nhất tính đến thời điểm đăng ký.

Để được cơ quan thuế chấp thuận, tổ chức chi trả thu nhập cần chuẩn bị và nộp bộ hồ sơ đăng ký bao gồm các tài liệu sau:

• Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in trên máy tính (theo Mẫu số 01/TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC).
• Mẫu thiết kế chứng từ khấu trừ thuế TNCN dự kiến tự in. Mẫu này phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu nội dung bắt buộc theo quy định pháp luật.
• Bản giải trình chi tiết về giải pháp kỹ thuật, bao gồm đặc điểm của hệ thống máy tính, thiết bị in và phần mềm ứng dụng sử dụng để in chứng từ.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và nội dung bắt buộc:

• Phải hiển thị rõ ràng các thông tin của tổ chức chi trả thu nhập (tên, mã số thuế, địa chỉ) và thông tin của người nộp thuế (họ tên, mã số thuế, số CMND/CCCD/Hộ chiếu).
• Phải có đầy đủ các khoản thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ và các khoản đóng góp bảo hiểm hoặc quỹ bắt buộc (nếu có).
• Hệ thống tự in phải tự động đánh số thứ tự liên tục, không trùng lặp và đảm bảo mỗi chứng từ chỉ được in ra một bản gốc duy nhất để giao cho người nộp thuế.

Sau khi được chấp thuận sử dụng chứng từ tự in, tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ quản lý sau:

• Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN định kỳ hàng quý (Mẫu CTT25/AC) gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn nộp báo cáo chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu tiên quý tiếp theo.
• Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin in trên chứng từ và dữ liệu báo cáo gửi cơ quan thuế.
• Lưu trữ dữ liệu chứng từ tự in trên hệ thống máy tính theo đúng thời hạn quy định của Luật Kế toán và Luật Quản lý thuế để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra khi có yêu cầu.