Tóm tắt Công văn 51356/CTHN-TTHT năm 2021 về chứng từ trong thanh toán bồi thường

Công văn 51356/CTHN-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thanh toán bồi thường và việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật thuế, tránh các rủi ro pháp lý khi quyết toán thuế.

- Quy định về thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với khoản tiền bồi thường

• Doanh nghiệp khi nhận các khoản tiền bồi thường, tiền thưởng, tiền hỗ trợ hoặc các khoản thu tài chính khác thì không phải kê khai, tính và nộp thuế GTGT.
• Về nghĩa vụ lập chứng từ: Bên nhận tiền bồi thường không phải lập hóa đơn GTGT mà chỉ cần lập chứng từ thu theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Về phía bên chi tiền: Căn cứ vào văn bản thỏa thuận bồi thường, quyết định bồi thường và chứng từ chi tiền để thực hiện hạch toán chi phí theo quy định.
• Trường hợp bồi thường bằng hàng hóa, dịch vụ: Nếu việc bồi thường được thực hiện bằng cách trao đổi hàng hóa, dịch vụ thì bên bồi thường phải lập hóa đơn GTGT, kê khai và tính nộp thuế GTGT như hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thông thường.

- Điều kiện ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

• Khoản chi bồi thường của doanh nghiệp phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh thực tế hoặc phát sinh từ việc vi phạm hợp đồng kinh tế theo thỏa thuận hợp pháp giữa các bên.
• Doanh nghiệp phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh tính hợp pháp của khoản chi bồi thường, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, văn bản thỏa thuận bồi thường, quyết định bồi thường, chứng từ chi tiền của bên chi và chứng từ thu tiền của bên nhận.
• Đối với các khoản chi bồi thường có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT nếu có), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

- Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi thực hiện

• Doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng giữa khoản chi bồi thường thiệt hại (không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT) với các khoản chi trả tiền mua hàng hóa, dịch vụ để áp dụng đúng loại chứng từ (chứng từ thu/chi thay vì hóa đơn GTGT).
• Việc chuẩn bị và lưu trữ hồ sơ chứng từ bồi thường đầy đủ, chặt chẽ là điều kiện tiên quyết để cơ quan thuế chấp thuận tính vào chi phí được trừ khi thực hiện thanh tra, kiểm tra thuế tại doanh nghiệp.