Tóm tắt Công văn 10384/CT-TTHT năm 2018 về lập hóa đơn GTGT đối với khoản chi hộ khách hàng

Công văn 10384/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), kê khai và nộp thuế đối với các khoản chi hộ khách hàng. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, tránh các rủi ro sai sót trong hạch toán kế toán và quyết toán thuế.

1. Trường hợp hóa đơn chi hộ mang tên khách hàng

Khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ các khoản chi phí cho khách hàng, nếu bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ xuất hóa đơn ghi đúng tên, địa chỉ và mã số thuế của khách hàng (bên được chi hộ):

• Về lập hóa đơn: Doanh nghiệp chi hộ không phải lập hóa đơn GTGT khi thu lại tiền chi hộ từ khách hàng.
• Về chứng từ: Doanh nghiệp chi hộ chỉ lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) theo quy định, đồng thời bàn giao toàn bộ hóa đơn, chứng từ gốc của khoản chi hộ cho khách hàng.
• Về kê khai thuế: Khoản thu hồi tiền chi hộ này không thuộc đối tượng phải kê khai, tính và nộp thuế GTGT đầu ra của doanh nghiệp chi hộ. Doanh nghiệp chi hộ cũng không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mang tên khách hàng này.
• Đối với khách hàng (bên được chi hộ): Khách hàng căn cứ vào hóa đơn gốc mang tên mình do doanh nghiệp chi hộ bàn giao để thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

2. Trường hợp hóa đơn chi hộ mang tên doanh nghiệp chi hộ

Khi doanh nghiệp chi hộ các khoản chi phí cho khách hàng, nếu bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ xuất hóa đơn ghi tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp chi hộ:

• Về lập hóa đơn: Khi thu lại tiền từ khách hàng, doanh nghiệp chi hộ bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng.
• Về thuế suất: Thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn lập cho khách hàng phải áp dụng đúng theo thuế suất của hàng hóa, dịch vụ chi hộ tương ứng theo quy định pháp luật hiện hành.
• Về kê khai thuế: Doanh nghiệp chi hộ thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT đầu ra đối với hóa đơn đã lập; đồng thời được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng theo hóa đơn nhận được từ bên cung cấp dịch vụ (nếu đáp ứng đủ các điều kiện khấu trừ theo quy định).
• Đối với khách hàng (bên được chi hộ): Khách hàng căn cứ vào hóa đơn GTGT do doanh nghiệp chi hộ xuất để thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạch toán chi phí được trừ theo quy định.

3. Các lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi thực hiện chi hộ

Để đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của các khoản chi hộ trước cơ quan thuế, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Thỏa thuận bằng văn bản: Phải có văn bản thỏa thuận, hợp đồng hoặc điều khoản cam kết rõ ràng giữa doanh nghiệp và khách hàng về việc chi hộ, trong đó quy định cụ thể về nội dung chi hộ, phương thức thanh toán và trách nhiệm của các bên đối với hóa đơn, chứng từ.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các khoản chi hộ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng để đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế đầu vào và tính vào chi phí được trừ.
• Hạch toán kế toán riêng biệt: Doanh nghiệp cần theo dõi và hạch toán riêng biệt các khoản chi hộ trên hệ thống sổ sách kế toán, không gộp chung vào doanh thu hay chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm tránh sai lệch khi quyết toán thuế.