Tóm tắt Công văn 937/TCT-CS về sử dụng hóa đơn tự in do Tổng cục Thuế ban hành

Công văn 937/TCT-CS hướng dẫn chi tiết về thủ tục, quy trình đăng ký và sử dụng thống nhất một mẫu hóa đơn tự in chung cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoạt động trên phạm vi cả nước. Dưới đây là nội dung tóm tắt chi tiết các quy định cốt lõi của văn bản:

1. Thẩm quyền phê duyệt mẫu hóa đơn tự in

Căn cứ theo Điều 1 Quyết định số 561/QĐ-TCT ngày 1/8/2005 của Tổng cục Thuế, thẩm quyền duyệt mẫu và đơn vị in hóa đơn được quy định như sau:

• Tổng cục Thuế ủy quyền cho Cục trưởng Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện việc chấp thuận cho các đơn vị, cơ sở sản xuất kinh doanh trên địa bàn có đủ điều kiện và nhu cầu sử dụng hóa đơn tự in.
• Quy định ủy quyền này áp dụng cho cả các Tổng công ty và các chi nhánh có trụ sở đóng tại địa phương.

2. Quy trình đăng ký mẫu hóa đơn tự in thống nhất toàn quốc

Để áp dụng một mẫu hóa đơn tự in chung cho tất cả các chi nhánh trong cả nước, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình sau:

• Đăng ký mẫu chung: Công ty phải đăng ký mẫu hóa đơn chung kèm theo danh sách các chi nhánh có nhu cầu sử dụng mẫu này trên phạm vi toàn quốc.
• Chỉ định đơn vị đăng ký số lượng: Sau khi mẫu hóa đơn dùng chung được phê duyệt, Công ty có trách nhiệm chỉ định một chi nhánh cụ thể tại địa phương đứng ra đăng ký với Cục Thuế địa phương về số lượng in cụ thể cho từng chi nhánh (áp dụng đối với địa bàn có nhiều chi nhánh).
• Thủ tục thực hiện: Thủ tục đăng ký mẫu, số lượng hóa đơn tự in trên địa bàn và việc chỉ định nhà in phải được tiến hành theo đúng các quy định hiện hành.

3. Quy định về thể hiện thông tin trên hóa đơn tự in

Việc in ấn và thể hiện thông tin của chi nhánh trên hóa đơn phải đảm bảo tính chính xác và minh bạch:

• Khi in ấn, tên của từng chi nhánh trực tiếp sử dụng hóa đơn phải được in sẵn trên hóa đơn.
• Trong trường hợp tên và mã số thuế của đơn vị trực thuộc bị để trống trên phôi hóa đơn, thì khi làm thông báo phát hành, đơn vị phải thực hiện đóng dấu tên và mã số thuế của chi nhánh sử dụng vào tất cả các liên hóa đơn trước khi đưa vào sử dụng.

4. Trách nhiệm báo cáo, giải trình và nghĩa vụ thuế

Văn bản phân định rõ trách nhiệm của đơn vị đầu mối và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp:

• Trách nhiệm báo cáo và giải trình: Đơn vị được chỉ định trên địa bàn chịu trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ. Đồng thời, đơn vị này phải chịu trách nhiệm giải trình tất cả các hiện tượng, vấn đề phát sinh có liên quan đến hóa đơn với Cục Thuế địa phương cho tất cả các chi nhánh đóng trên cùng địa bàn đó.
• Nghĩa vụ thuế: Việc kê khai và nộp các loại thuế của Công ty và các chi nhánh thành viên phải được thực hiện nghiêm túc theo đúng quy định của Luật Quản lý Thuế.