Công văn 2887/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2013 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các doanh nghiệp về việc tạo, phát hành và quản lý hóa đơn tự in. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế phát sinh trong quá trình chuyển đổi và áp dụng các quy định về hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Thông tư số 64/2013/TT-BTC.

- Điều kiện để doanh nghiệp được phép tự in hóa đơn

Tổng cục Thuế hướng dẫn chi tiết các tiêu chuẩn và điều kiện pháp lý mà doanh nghiệp phải đáp ứng trước khi triển khai hệ thống tự in hóa đơn:

• Doanh nghiệp phải được thành lập hợp pháp, có mã số thuế và hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp phải có mức vốn điều lệ đạt ngưỡng tối thiểu theo quy định pháp luật về thuế tại thời điểm áp dụng, hoặc thuộc nhóm đối tượng doanh nghiệp có rủi ro thấp về thuế được cơ quan thuế chấp thuận.
• Phải trang bị hệ thống máy móc, thiết bị và phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo tính bảo mật, an toàn dữ liệu. Hệ thống này phải có khả năng định dạng dữ liệu chuẩn và tuyệt đối không cho phép các công cụ bên ngoài can thiệp làm thay đổi, sai lệch số liệu đã khởi tạo.

- Quy trình khởi tạo và thông báo phát hành hóa đơn tự in

Để đưa hóa đơn tự in vào sử dụng thực tế một cách hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước thủ tục hành chính sau:

• Quyết định áp dụng hóa đơn tự in: Ban lãnh đạo doanh nghiệp phải ban hành quyết định bằng văn bản về việc áp dụng hóa đơn tự in, trong đó nêu rõ hệ thống phần mềm, thiết bị sử dụng và cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn.
• Thiết kế mẫu hóa đơn: Doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của pháp luật (như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa dịch vụ; thuế suất; thành tiền; chữ ký...).
• Nộp thông báo phát hành: Trước khi sử dụng hóa đơn tự in, doanh nghiệp phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo mẫu hóa đơn thực tế đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Việc gửi thông báo phải tuân thủ đúng thời hạn quy định trước khi chính thức xuất hóa đơn cho khách hàng.

- Yêu cầu kỹ thuật đối với phần mềm và hệ thống tự in hóa đơn

Công văn nhấn mạnh các tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc đối với công cụ tạo hóa đơn nhằm ngăn ngừa gian lận tài chính:

• Phần mềm tự in hóa đơn phải đảm bảo nguyên tắc đánh số thứ tự hóa đơn một cách tự động, liên tục từ nhỏ đến lớn và không được trùng lặp.
• Hệ thống phải thiết lập cơ chế phân quyền người dùng chặt chẽ, có chức năng lưu vết lịch sử truy cập (log file) để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra khi cần thiết.
• Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có tích hợp chức năng in hóa đơn, doanh nghiệp phải đăng ký chi tiết tính năng này và mô tả rõ ràng cơ chế hoạt động với cơ quan thuế quản lý.

- Chế độ báo cáo và trách nhiệm của doanh nghiệp

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in có trách nhiệm tuân thủ nghiêm ngặt chế độ báo cáo định kỳ:

• Hàng quý, doanh nghiệp phải lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, ghi nhận đầy đủ số lượng hóa đơn đã sử dụng, hóa đơn bị xóa bỏ, hóa đơn hỏng hoặc bị mất.
• Doanh nghiệp phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn tự in, cũng như tính bảo mật của hệ thống phần mềm khởi tạo hóa đơn.

- Trách nhiệm kiểm tra và giám sát của cơ quan thuế

Bên cạnh nghĩa vụ của doanh nghiệp, công văn cũng quy định rõ vai trò và trách nhiệm của cơ quan thuế các cấp:

• Cơ quan thuế có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn tự in do doanh nghiệp gửi đến.
• Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với các đơn vị sử dụng hóa đơn tự in nhằm kịp thời phát hiện, ngăn chặn và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm, mua bán hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
• Tạo điều kiện thuận lợi, hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật kịp thời cho doanh nghiệp trong quá trình đăng ký và vận hành hệ thống hóa đơn tự in.