Công văn 1864/TCT-DNL năm 2014 do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn và giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn tự in theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính.

- Điều kiện áp dụng hình thức hóa đơn tự in

• Doanh nghiệp thành lập theo quy định của pháp luật, có mã số thuế và đáp ứng các điều kiện về vốn điều lệ hoặc thuộc đối tượng rủi ro thấp về thuế được phép tự in hóa đơn để phục vụ hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Doanh nghiệp phải có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in) và phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tự động đánh số liên tục và không cho phép can thiệp để chỉnh sửa dữ liệu đã in.

- Quy định về nội dung và hình thức của hóa đơn tự in

• Hóa đơn tự in phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc bao gồm: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có).
• Số hóa đơn phải được hệ thống phần mềm tạo tự động theo thứ tự tăng dần, đảm bảo nguyên tắc mỗi số hóa đơn chỉ được in ra một lần duy nhất.
• Trường hợp doanh nghiệp có đặc thù về ngành nghề kinh doanh hoặc mô hình hoạt động, nội dung trên hóa đơn tự in có thể bổ sung các chỉ tiêu phụ phụ thuộc vào nhu cầu quản lý nhưng không được trái với quy định chung.

- Thủ tục thông báo phát hành và báo cáo tình hình sử dụng

• Trước khi đưa hóa đơn tự in vào sử dụng, doanh nghiệp phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng thời hạn quy định.
• Doanh nghiệp có nghĩa vụ lập và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ cho cơ quan thuế quản lý.
• Trường hợp có sự thay đổi về tên, địa chỉ kinh doanh nhưng giữ nguyên mã số thuế và cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp thực hiện thông báo điều chỉnh và đóng dấu thông tin mới lên hóa đơn tự in đã thông báo phát hành trước đó.

- Lưu trữ dữ liệu và xử lý sự cố trong quá trình in hóa đơn

• Dữ liệu hóa đơn tự in phải được lưu trữ an toàn trong hệ thống CNTT của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử, sẵn sàng truy xuất khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
• Khi xảy ra sự cố kỹ thuật về máy in hoặc phần mềm, doanh nghiệp phải tạm dừng việc in hóa đơn, tiến hành khắc phục sự cố và tuyệt đối không được tự ý điều chỉnh làm gián đoạn hoặc sai lệch chuỗi số hóa đơn.