Tóm tắt Công văn 69/TCT-CS năm 2019 về hóa đơn điện tử

Công văn 69/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành ngày 07 tháng 01 năm 2019 nhằm giải đáp các vướng mắc và hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp về việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng trong giai đoạn chuyển tiếp áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật thuế.

1. Quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử

Một trong những nội dung cốt lõi của Công văn 69/TCT-CS là việc làm rõ các trường hợp người mua không nhất thiết phải ký số trên hóa đơn điện tử, cụ thể:

• Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán, hoặc là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên (như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán...) thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua mà không cần chữ ký điện tử của người mua.
• Việc miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử phải đảm bảo không làm thay đổi tính toàn vẹn của hóa đơn và phải tuân thủ đúng các thỏa thuận bằng văn bản giữa người bán và người mua trước đó.

2. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể về nguyên tắc và điều kiện khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ nhu cầu quản lý:

• Hóa đơn điện tử chỉ được chuyển đổi sang hóa đơn giấy một (01) lần duy nhất để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông hoặc phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
• Hóa đơn giấy được chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, có ký hiệu riêng xác nhận đã dịch chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, đồng thời phải có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi và dấu xác nhận của người bán.

3. Áp dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp

Công văn cũng lưu ý về lộ trình và cách thức xử lý hóa đơn trong giai đoạn chuyển tiếp sang Nghị định 119/2018/NĐ-CP:

• Doanh nghiệp vẫn được phép sử dụng hóa đơn giấy tự in, đặt in hoặc hóa đơn điện tử không có mã đã thông báo phát hành trước ngày 01/11/2018 cho đến hết ngày 31/10/2020 nếu chưa nhận được thông báo chuyển đổi của cơ quan thuế.
• Trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ, nhưng phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

4. Đánh giá và lưu ý áp dụng thực tế

Công văn 69/TCT-CS đã tháo gỡ nhiều vướng mắc thực tế cho doanh nghiệp, đặc biệt là giảm bớt rào cản thủ tục hành chính liên quan đến chữ ký số của khách hàng cá nhân hoặc khách hàng nhỏ lẻ. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống công nghệ thông tin, phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và cơ quan thuế quản lý trực tiếp để thực hiện đúng các hướng dẫn nêu trên, đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.