Tóm tắt Công văn 6621/CT-TTHT về chi phí được trừ do Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Công văn 6621/CT-TTHT là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành, tập trung giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là tài liệu tham khảo pháp lý quan trọng giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật thuế hiện hành, tối ưu hóa chi phí hợp lệ và hạn chế rủi ro bị truy thu thuế khi cơ quan chức năng thực hiện thanh tra, kiểm tra.

- Các điều kiện nguyên tắc để chi phí được tính vào chi phí được trừ

Theo tinh thần hướng dẫn của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh dựa trên các quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành, một khoản chi phí của doanh nghiệp được ghi nhận là chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện tiên quyết sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

- Hướng dẫn cụ thể về một số khoản chi phí được trừ tiêu biểu

Công văn đi sâu vào phân tích và hướng dẫn cách xử lý đối với các nhóm chi phí thường gặp trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp:

• Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương: Để được tính là chi phí hợp lý, các khoản chi này phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ như: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Chi phí thuê tài sản, văn phòng của cá nhân: Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản. Trường hợp hợp đồng thuê có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ chứng từ gồm có hợp đồng thuê tài sản, chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
• Chi mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn: Đối với các trường hợp mua sản phẩm nông, lâm, thủy sản của người dân tự sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra... doanh nghiệp phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu quy định kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán để làm cơ sở tính chi phí được trừ.

- Các khoản chi không được trừ doanh nghiệp cần lưu ý

Bên cạnh việc hướng dẫn các khoản chi được trừ, văn bản cũng lưu ý doanh nghiệp về các khoản chi không đáp ứng điều kiện và bị loại trừ khi quyết toán thuế TNDN:

• Các khoản chi không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hoặc hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn bị khống, hóa đơn của doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoặc bỏ trốn.
• Các khoản chi vượt định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa đối với một số nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa đã được Nhà nước ban hành định mức.
• Các khoản chi tiền lương, tiền thưởng cho người lao động nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định pháp luật.
• Các khoản chi phí được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác hoặc các khoản chi không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

- Khuyến nghị áp dụng thực tế cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn pháp lý và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Thường xuyên rà soát hệ thống hóa đơn, chứng từ đầu vào, đặc biệt là các hóa đơn có giá trị lớn từ 20 triệu đồng trở lên để đảm bảo việc thanh toán qua ngân hàng được thực hiện đúng quy định.
• Xây dựng và hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ bao gồm Quy chế tài chính, Quy chế lương thưởng rõ ràng, minh bạch để làm cơ sở pháp lý vững chắc cho các khoản chi cho người lao động.
• Chủ động liên hệ và tham vấn ý kiến của cơ quan thuế quản lý trực tiếp đối với các khoản chi đặc thù, chưa được quy định rõ ràng trong các văn bản quy phạm pháp luật để tránh rủi ro bị xuất toán khi thanh tra, kiểm tra thuế.