Giới thiệu về Công văn 6542/CT-TTHT của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh

Công văn 6542/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp trong việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản tập trung làm rõ các điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý, đặc biệt là các khoản chi liên quan đến phúc lợi, chế độ tiền lương, tiền công và các khoản chi phí phát sinh cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Các nguyên tắc cốt lõi xác định chi phí được trừ

Theo hướng dẫn tại Công văn 6542/CT-TTHT và các quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành, để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng, chứng từ chi tiền theo quy định).
• Đối với các khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế.

Hướng dẫn chi tiết về chi phí phúc lợi và chế độ cho người lao động

Công văn 6542/CT-TTHT đưa ra các hướng dẫn cụ thể đối với một số khoản chi phổ biến phát sinh tại các doanh nghiệp có sử dụng lao động nước ngoài và lao động trong nước:

• Chi phí tiền thuê nhà cho người lao động: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động, trong đó có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền thuê nhà, thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên) và hợp đồng thuê nhà hợp pháp.
• Chi phí vé máy bay về nước phép: Khoản chi mua vé máy bay khứ hồi cho người lao động nước ngoài về nước nghỉ phép được chấp nhận là chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN nếu khoản chi này được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể, đồng thời có đầy đủ vé máy bay, thẻ lên tàu bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán hợp lệ.
• Chi phí học phí cho con của người lao động nước ngoài: Trường hợp doanh nghiệp chi trả học phí cho con của người lao động nước ngoài học tập tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông, khoản chi này được tính vào chi phí được trừ nếu được ghi nhận rõ ràng trong hợp đồng lao động và có hóa đơn, chứng từ thu học phí của cơ sở giáo dục tại Việt Nam.

Các lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi quyết toán thuế

Để tránh rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Tất cả các khoản chi cho người lao động phải được thể hiện rõ ràng, cụ thể về mức hưởng và điều kiện hưởng trong một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống chứng từ thanh toán, đảm bảo tính nhất quán giữa hợp đồng lao động, hóa đơn tài chính và chứng từ thanh toán thực tế.
• Các khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hoặc không có hóa đơn hợp pháp sẽ bị loại trừ hoàn toàn khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.