Công văn 5978/TCT-TNCN năm 2017 do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về thủ tục, hồ sơ và thẩm quyền giải quyết hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Văn bản này tháo gỡ nhiều vướng mắc cho cả người nộp thuế (cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công) và các tổ chức chi trả thu nhập trong quá trình thực hiện quyết toán và hoàn thuế.

1. Nguyên tắc hoàn thuế thu nhập cá nhân

Theo hướng dẫn tại Công văn 5978/TCT-TNCN, việc hoàn thuế TNCN phải tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi sau:

• Việc hoàn thuế TNCN chỉ áp dụng đối với những cá nhân đã đăng ký thuế và có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế.
• Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập.
• Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế nếu có số thuế nộp thừa thì được hoàn thuế trực tiếp hoặc bù trừ vào kỳ tính thuế tiếp theo.

2. Thủ tục hoàn thuế đối với tổ chức chi trả thu nhập được ủy quyền

Trường hợp tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền, quy trình hoàn thuế được quy định chi tiết:

• Tổ chức chi trả thu nhập thực hiện bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân. Sau khi bù trừ, nếu có số thuế nộp thừa thì được bù trừ vào kỳ sau hoặc làm hồ sơ đề nghị cơ quan thuế hoàn trả.
• Hồ sơ hoàn thuế đối với tổ chức chi trả thu nhập bao gồm: Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước (Mẫu số 01/ĐNHT); Bản chụp chứng từ, biên lai nộp thuế TNCN; Bảng kê chi tiết các cá nhân ủy quyền quyết toán.
• Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả thu nhập.

3. Thủ tục hoàn thuế đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế

Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai quyết toán thuế với cơ quan thuế, thủ tục hoàn thuế được tối giản hóa để tạo điều kiện thuận lợi:

• Cá nhân không cần phải nộp hồ sơ hoàn thuế riêng biệt. Chỉ cần ghi số thuế đề nghị hoàn vào Chỉ tiêu [47] - "Số thuế đề nghị hoàn vào tài khoản của người nộp thuế" hoặc Chỉ tiêu [49] - "Số thuế bù trừ cho kỳ sau" trên tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN.
• Hồ sơ quyết toán thuế đồng thời là hồ sơ hoàn thuế, bao gồm: Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN; Bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc; Bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm; Thư xác nhận thu nhập từ đơn vị chi trả.

4. Xử lý trường hợp tổ chức chi trả thu nhập giải thể, phá sản

Một điểm đáng chú ý trong Công văn 5978/TCT-TNCN là hướng dẫn giải quyết quyền lợi cho người lao động khi doanh nghiệp chi trả thu nhập đã giải thể hoặc phá sản:

• Trường hợp tổ chức chi trả thu nhập đã giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động mà cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế nhưng chưa được hoàn thuế, cá nhân đó có quyền trực tiếp nộp hồ sơ quyết toán thuế và đề nghị hoàn thuế tại cơ quan thuế nơi cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú).
• Cơ quan thuế có trách nhiệm đối chiếu dữ liệu trên hệ thống thông tin ngành thuế để xem xét, giải quyết hoàn thuế trực tiếp cho cá nhân theo đúng quy định pháp luật, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động.

5. Thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân

Công văn cũng nhắc nhở các cơ quan thuế địa phương về việc tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn giải quyết hoàn thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế:

• Đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau: Thời hạn giải quyết tối đa là 06 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau: Thời hạn giải quyết tối đa là 40 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.