Giới thiệu về Công văn 5202/TCT-CS năm 2019

Công văn 5202/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành ngày 16 tháng 12 năm 2019 là văn bản hướng dẫn quan trọng liên quan đến việc quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là quy định về việc lập hóa đơn điện tử kèm bảng kê và tính pháp lý của hóa đơn chuyển đổi. Dưới đây là tóm tắt chi tiết các nội dung cốt lõi của văn bản này.

1. Quy định về việc không lập bảng kê kèm theo hóa đơn điện tử

Một trong những nội dung quan trọng nhất của Công văn 5202/TCT-CS là làm rõ việc lập bảng kê đối với hóa đơn điện tử:

• Nguyên tắc chung: Khi bán hàng hóa, dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua. Hóa đơn điện tử phải ghi đầy đủ, chính xác các nội dung theo quy định, không phân biệt giá trị từng lần bán.
• Không áp dụng bảng kê: Khác với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử không được phép lập kèm theo bảng kê giấy. Người bán phải thể hiện toàn bộ danh mục hàng hóa, dịch vụ trực tiếp trên hóa đơn điện tử.
• Lý do quy định: Hóa đơn điện tử không bị giới hạn về số dòng hay số trang hiển thị như hóa đơn giấy. Do đó, việc đính kèm bảng kê ngoài là không phù hợp với bản chất và quy định pháp lý của hóa đơn điện tử.

2. Yêu cầu về nội dung hiển thị trên hóa đơn điện tử

Để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ, hóa đơn điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và nội dung sau:

• Hóa đơn phải hiển thị đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc bao gồm: tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
• Thông tin về hàng hóa, dịch vụ phải chi tiết: tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán.
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua (nếu có) phải đảm bảo tính xác thực và chưa bị thay đổi thông tin sau khi ký.

3. Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy

Công văn cũng tái khẳng định quy định về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy:

• Mục đích chuyển đổi: Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy chỉ được thực hiện nhằm mục đích ghi sổ, theo dõi và lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
• Hiệu lực giao dịch: Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không có hiệu lực pháp lý để thanh toán hoặc thực hiện các giao dịch mua bán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

4. Ý nghĩa và hướng dẫn áp dụng cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để tránh rủi ro pháp lý và bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn:

• Chủ động nâng cấp hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử để có thể hiển thị nhiều dòng, nhiều trang khi bán danh mục hàng hóa lớn, thay vì sử dụng phương thức lập bảng kê cũ.
• Rà soát lại các hóa đơn đã phát hành để đảm bảo tuân thủ đúng hướng dẫn của Tổng cục Thuế tại Công văn 5202/TCT-CS.
• Tuyên truyền, tập huấn cho bộ phận kế toán về việc không chấp nhận các hóa đơn điện tử có kèm bảng kê giấy từ phía nhà cung cấp để tránh rủi ro bị loại chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.