Tóm tắt Công văn 3936/TCT-CS về đồng tiền ghi trên hóa đơn

Công văn 3936/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp và người nộp thuế về việc xác định đồng tiền thể hiện trên hóa đơn khi thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nội dung công văn làm rõ các quy định căn cứ theo Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Quy định chung về đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, việc ghi đồng tiền trên hóa đơn phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:

• Đồng tiền mặc định: Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là "đ" hoặc ký hiệu quốc tế là "VND".
• Trường hợp sử dụng ngoại tệ: Doanh nghiệp chỉ được phép lập hóa đơn bằng ngoại tệ đối với các giao dịch phát sinh được phép thanh toán bằng ngoại tệ theo đúng quy định của pháp luật về quản lý ngoại hối. Ký hiệu ngoại tệ được ghi theo chuẩn quốc tế (ví dụ: USD, EUR, JPY...).
• Yêu cầu về tỷ giá quy đổi: Khi lập hóa đơn bằng ngoại tệ, người bán phải thể hiện rõ tỷ giá ngoại tệ so với đồng Việt Nam trên hóa đơn. Tỷ giá này được xác định theo tỷ giá giao dịch thực tế theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

Nguyên tắc áp dụng tỷ giá và quy đổi ra đồng Việt Nam

Để đảm bảo tính chính xác trong việc hạch toán và kê khai thuế, công văn hướng dẫn chi tiết cách thức xử lý tỷ giá:

• Xác định tỷ giá giao dịch thực tế: Tỷ giá giao dịch thực tế được áp dụng theo hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính. Thông thường, đây là tỷ giá mua hoặc bán của ngân hàng thương mại nơi người nộp thuế mở tài khoản hoặc chỉ định giao dịch tại thời điểm phát sinh giao dịch.
• Cách thức ghi nhận trên hóa đơn: Trên hóa đơn ngoại tệ phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu bao gồm: tổng số tiền thanh toán bằng ngoại tệ, tỷ giá quy đổi và tổng số tiền quy đổi ra đồng Việt Nam. Số tiền bằng chữ trên hóa đơn phải được thể hiện bằng chữ của đồng tiền ghi trên hóa đơn.

Trách nhiệm tuân thủ của doanh nghiệp và người nộp thuế

Tổng cục Thuế nhấn mạnh trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân khi phát hành và sử dụng hóa đơn:

• Tuân thủ pháp luật ngoại hối: Việc lập hóa đơn bằng ngoại tệ phải đi đôi với việc tuân thủ các quy định của Ngân hàng Nhà nước về hạn chế sử dụng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam. Mọi trường hợp tự ý lập hóa đơn bằng ngoại tệ không được phép đều bị coi là vi phạm pháp luật.
• Chịu trách nhiệm về tính chính xác: Người nộp thuế tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của tỷ giá ghi trên hóa đơn và số thuế phải nộp sau khi quy đổi ra đồng Việt Nam.
• Xử lý sai sót: Trong trường hợp phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót về đồng tiền hoặc tỷ giá, doanh nghiệp phải thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng trình tự, thủ tục quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.