Tóm tắt Công văn 3499/TCT-DNL năm 2021 về việc triển khai thực hiện hóa đơn điện tử

Công văn 3499/TCT-DNL do Tổng cục Thuế ban hành năm 2021 là văn bản chỉ đạo, hướng dẫn quan trọng gửi đến các doanh nghiệp lớn nhằm chuẩn bị và thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Dưới đây là nội dung tóm tắt chi tiết các chính sách và yêu cầu cốt lõi được đề cập trong văn bản:

1. Mục tiêu và lộ trình triển khai hóa đơn điện tử

Tổng cục Thuế nhấn mạnh việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là nhiệm vụ trọng tâm nhằm hiện đại hóa công tác quản lý thuế và tạo thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lộ trình triển khai được xác định cụ thể:

• Giai đoạn 1: Bắt đầu từ tháng 11/2021, áp dụng thí điểm tại 6 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương bao gồm Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định và Phú Thọ.
• Giai đoạn 2: Triển khai mở rộng trên phạm vi toàn quốc từ tháng 4/2022 nhằm đảm bảo đến ngày 01/07/2022, toàn bộ người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới.

2. Trách nhiệm của các doanh nghiệp lớn trong việc chuẩn bị triển khai

Các doanh nghiệp thuộc diện quản lý của Cục Thuế doanh nghiệp lớn cần chủ động thực hiện các công việc chuẩn bị sau:

• Thành lập Tổ công tác triển khai hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp để làm đầu mối phối hợp chặt chẽ với cơ quan thuế.
• Rà soát toàn bộ hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng và phần mềm hóa đơn điện tử đang áp dụng để đánh giá khả năng đáp ứng theo chuẩn định dạng dữ liệu mới (định dạng XML quy định tại Quyết định 1450/QĐ-TCT).
• Chủ động liên hệ với các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để nâng cấp hệ thống, đảm bảo sẵn sàng kết nối truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế.

3. Phương thức kết nối và truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử

Công văn hướng dẫn cụ thể về hai phương thức kết nối dữ liệu giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế:

• Kết nối trực tiếp: Áp dụng đối với các doanh nghiệp lớn, tập đoàn, tổng công ty có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu kỹ thuật kết nối trực tiếp với Tổng cục Thuế. Doanh nghiệp cần xây dựng giải pháp kỹ thuật, thực hiện kiểm thử kết nối truyền nhận dữ liệu theo đúng chuẩn quy định.
• Kết nối qua tổ chức cung cấp dịch vụ (T-VAN): Áp dụng đối với các doanh nghiệp lựa chọn truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ trung gian được Tổng cục Thuế công nhận.

4. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo quy trình:

• Nộp Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được tờ khai, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
• Kể từ thời điểm được chấp nhận đăng ký, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo quy định cũ (nếu có) và bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới.

5. Công tác phối hợp và hỗ trợ từ cơ quan thuế

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra thông suốt, Tổng cục Thuế cam kết:

• Cung cấp tài liệu hướng dẫn kỹ thuật, chuẩn kết nối dữ liệu và tổ chức các buổi tập huấn, giải đáp vướng mắc cho doanh nghiệp.
• Thiết lập đường dây nóng và bộ phận hỗ trợ kỹ thuật để kịp thời xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình kiểm thử và vận hành hệ thống hóa đơn điện tử thực tế.