Tổng quan về Công văn 34/CT-TTHT năm 2019

Công văn 34/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ. Văn bản này tập trung giải đáp các vướng mắc thực tế liên quan đến lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, tính hợp lệ của chứng từ kế toán và các quy định chuyển tiếp theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Quy định về lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử và giai đoạn chuyển tiếp

Công văn làm rõ các mốc thời gian và thủ tục chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật tại thời điểm ban hành:

• Thời hạn chuyển đổi bắt buộc: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.
• Sử dụng hóa đơn giấy trong thời gian chuyển tiếp: Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế chưa thông báo doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn mua của cơ quan thuế theo các quy định cũ.
• Xử lý khi nhận được thông báo của cơ quan thuế: Khi nhận được thông báo chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, nếu doanh nghiệp chưa đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy nhưng phải gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Nguyên tắc xác định tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ

Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh hướng dẫn chi tiết về các điều kiện để hóa đơn, chứng từ được coi là hợp pháp, hợp lệ khi hạch toán chi phí được trừ và khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào:

• Tiêu chuẩn hóa đơn hợp pháp: Hóa đơn phải được lập đúng theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC. Nội dung trên hóa đơn phải phản ánh đúng thực tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không được tẩy xóa, sửa chữa.
• Thông tin bắt buộc trên hóa đơn: Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Hướng dẫn xử lý sai sót đối với hóa đơn đã lập

Văn bản hướng dẫn các bước xử lý cụ thể khi phát hiện sai sót trên hóa đơn tùy thuộc vào từng trường hợp phát sinh thực tế:

• Hóa đơn viết sai chưa xé khỏi cuống: Trường hợp hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống hoặc đã xé nhưng chưa giao cho người mua, người bán thực hiện gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn viết sai này, sau đó lập hóa đơn mới thay thế.
• Hóa đơn đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai (không được dùng biên bản hủy hóa đơn), sau đó người bán lập hóa đơn mới theo đúng quy định để giao cho người mua.
• Hóa đơn đã giao cho người mua và hai bên đã kê khai thuế: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận hoặc biên bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh tăng, giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số mấy, ký hiệu nào.

Ý nghĩa thực tiễn của Công văn 34/CT-TTHT

Công văn 34/CT-TTHT năm 2019 đóng vai trò là cẩm nang tháo gỡ khó khăn kịp thời cho cộng đồng doanh nghiệp trong giai đoạn giao thoa giữa quy định cũ và mới về hóa đơn. Việc tuân thủ đúng các hướng dẫn tại công văn này giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý về thuế, tránh bị xử phạt vi phạm hành chính và đảm bảo quyền lợi tối đa khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế giá trị gia tăng.