Tổng quan về Công văn 324/TCT-CS năm 2019

Công văn 324/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc xử lý các trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn của doanh nghiệp. Văn bản này tháo gỡ các vướng mắc thực tế cho người nộp thuế khi gặp sự cố mất hóa đơn đầu vào (liên 2), đồng thời hướng dẫn chi tiết về thủ tục, hồ sơ khắc phục và các chế tài xử phạt hành chính đi kèm.

Các nội dung cốt lõi của Công văn 324/TCT-CS

1. Hướng dẫn xử lý khi mất hóa đơn đầu vào (Liên 2)

Khi người mua làm mất hóa đơn đầu vào (liên 2) đã lập để giao cho khách hàng, để được chấp nhận khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), các bên phải thực hiện đầy đủ các thủ tục sau:

• Người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn. Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán đã khai, nộp thuế vào tháng nào, quý nào; đồng thời ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền hợp pháp), đóng dấu (nếu có) của hai bên.
• Người bán thực hiện sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao chụp đó để giao cho người mua.
• Người mua được sử dụng bản sao chụp liên 1 có xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người mua phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của việc mất hóa đơn này.

2. Quy định về xử phạt vi phạm hành chính khi mất hóa đơn

Việc làm mất hóa đơn là hành vi vi phạm quy định về quản lý hóa đơn và sẽ bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. Cụ thể:

• Hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên 2) để giao cho khách hàng hoặc hóa đơn đầu vào đã nhận sẽ bị xử phạt theo các khung hình phạt quy định tại Nghị định của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.
• Mức phạt tiền cụ thể sẽ phụ thuộc vào việc xác định lỗi của các bên, thời gian báo cáo mất hóa đơn gửi đến cơ quan thuế và việc có tìm lại được hóa đơn trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt hay không.
• Các trường hợp mất hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất khả kháng khác được chứng minh rõ ràng bằng văn bản xác nhận của cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ được xem xét miễn hoặc giảm nhẹ hình phạt theo quy định pháp luật.

3. Trách nhiệm báo cáo và lưu trữ của người nộp thuế

Để đảm bảo tính hợp pháp và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý phát sinh, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các nghĩa vụ sau:

• Khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn (kể cả hóa đơn đã lập hoặc chưa lập), người nộp thuế phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp phải thực hiện lưu trữ, bảo quản hóa đơn, chứng từ kế toán một cách khoa học, an toàn tại trụ sở hoặc nơi lưu trữ theo đúng quy định của Luật Kế toán nhằm hạn chế tối đa các rủi ro thất lạc, hư hỏng.