Tóm tắt Công văn 3054/TCT-CS năm 2019 về hóa đơn điện tử

Công văn 3054/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành ngày 30/07/2019 hướng dẫn về việc thực hiện các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử, đặc biệt là lộ trình chuyển đổi và áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Dưới đây là các nội dung cốt lõi được phân tích chi tiết:

- Quy định về lộ trình áp dụng và chuyển tiếp hóa đơn điện tử

• Giai đoạn chuyển tiếp từ 01/11/2018 đến 31/10/2020: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng các loại hóa đơn này đến hết ngày 31/10/2020.
• Trường hợp nhận được thông báo chuyển đổi của cơ quan thuế: Khi cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ thì phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
• Đăng ký mới trong thời gian chuyển tiếp: Đối với các cơ sở kinh doanh mới thành lập trong khoảng thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế thông báo áp dụng hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

- Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

• Nguyên tắc chuyển đổi: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các điều kiện về tính toàn vẹn của thông tin gốc.
• Ký hiệu xác nhận chuyển đổi: Trên hóa đơn giấy chuyển đổi phải có dòng chữ phân biệt rõ ràng giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (ví dụ: "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ"), đồng thời phải có họ tên và chữ ký của người thực hiện chuyển đổi hợp pháp.
• Giá trị pháp lý: Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật về quản lý hóa đơn.

- Quy định về chữ ký số và các tiêu chí nội dung trên hóa đơn điện tử

• Chữ ký số của người bán: Đây là chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn điện tử nhằm xác định tính pháp lý và chống chối bỏ trách nhiệm của người bán đối với nội dung hóa đơn đã lập.
• Chữ ký số của người mua: Trường hợp người mua là đơn vị kế toán thì phải ký số trên hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nếu có thỏa thuận giữa người bán và người mua hoặc có hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính về việc người mua không nhất thiết phải ký số (đối với khách hàng cá nhân, khách hàng không có chữ ký số...) thì hóa đơn vẫn hợp lệ mà không cần chữ ký số của người mua.
• Tính liên tục của số hóa đơn: Số hóa đơn điện tử phải được lập theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.