Tóm tắt Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 20121:2015 về Hệ thống quản lý sự kiện bền vững - Các yêu cầu (Phần mở đầu và Điều 1 đến Điều 4)

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 20121:2015 hoàn toàn tương đương với tiêu chuẩn quốc tế ISO 20121:2012. Đây là tiêu chuẩn quy định các yêu cầu cụ thể đối với hệ thống quản lý sự kiện bền vững cho mọi loại hình và quy mô tổ chức, giúp các đơn vị tổ chức sự kiện cải thiện tính bền vững trong suốt chu kỳ quản lý và triển khai hoạt động của mình.

- Phần mở đầu: Khái quát về hệ thống quản lý sự kiện bền vững

Phần mở đầu của tiêu chuẩn làm rõ bối cảnh ra đời và triết lý cốt lõi của việc quản lý sự kiện bền vững. Các nội dung trọng tâm bao gồm:

• Ý nghĩa của sự bền vững trong hoạt động sự kiện: Việc tổ chức sự kiện thường tạo ra các tác động đáng kể đến môi trường, xã hội và kinh tế (từ việc tiêu thụ năng lượng, phát sinh rác thải đến tác động cộng đồng địa phương). Tiêu chuẩn này cung cấp một khuôn khổ để nhận diện, giảm thiểu các tác động tiêu cực và tối ưu hóa các di sản tích cực.
• Mô hình PDCA (Plan - Do - Check - Act): Tiêu chuẩn được xây dựng dựa trên chu trình cải tiến liên tục Hoạch định - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động, giúp tổ chức không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động bền vững.
• Tính linh hoạt và tích hợp: Tiêu chuẩn được thiết kế để có thể áp dụng độc lập hoặc tích hợp với các hệ thống quản lý khác như ISO 9001 (Quản lý chất lượng) hay ISO 14001 (Quản lý môi trường).

- Điều 1: Phạm vi áp dụng

Điều khoản này xác định rõ giới hạn áp dụng và mục tiêu của tiêu chuẩn:

• Tiêu chuẩn quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý sự kiện bền vững cho bất kỳ loại hình sự kiện hoặc hoạt động liên quan đến sự kiện nào, không phân biệt quy mô địa lý hay tính chất văn hóa, xã hội.
• Áp dụng cho các tổ chức mong muốn: Thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý sự kiện bền vững; Đảm bảo sự phù hợp với chính sách phát triển bền vững đã tự công bố; Chứng minh sự phù hợp này với các bên liên quan bằng cách tự đánh giá hoặc yêu cầu chứng nhận từ bên thứ ba.

- Điều 2: Tài liệu viện dẫn

Điều khoản này xác định các tài liệu cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn:

• Trong TCVN ISO 20121:2015, không có tài liệu viện dẫn nào là bắt buộc áp dụng. Tuy nhiên, người sử dụng được khuyến khích tham khảo các tiêu chuẩn liên quan về quản lý môi trường và trách nhiệm xã hội để có cái nhìn toàn diện hơn.

- Điều 3: Thuật ngữ và định nghĩa

Để đảm bảo sự thống nhất trong cách hiểu và áp dụng, tiêu chuẩn đưa ra các định nghĩa chuẩn xác cho các khái niệm cốt lõi:

• Sự kiện (Event): Hoạt động được hoạch định, có thời gian và địa điểm cụ thể, nhằm đạt được các mục tiêu đề ra và hướng tới các đối tượng mục tiêu.
• Hệ thống quản lý sự kiện bền vững (Event sustainability management system): Một phần trong hệ thống quản lý chung của tổ chức, được sử dụng để thiết lập, thực hiện chính sách bền vững và quản lý các khía cạnh bền vững của sự kiện.
• Bên quan tâm (Interested party/Stakeholder): Cá nhân hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng, bị ảnh hưởng hoặc tự nhận thấy bị ảnh hưởng bởi một quyết định hoặc hoạt động trong quá trình tổ chức sự kiện.
• Phát triển bền vững (Sustainable development): Sự phát triển đáp ứng nhu cầu của thế hệ hiện tại mà không làm tổn hại đến khả năng đáp ứng nhu cầu của các thế hệ tương lai, dung hòa ba yếu tố: kinh tế, môi trường và xã hội.
• Khía cạnh bền vững của sự kiện (Event sustainability aspect): Yếu tố của các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan đến sự kiện có thể tương tác với môi trường, xã hội hoặc nền kinh tế.

- Điều 4: Bối cảnh của tổ chức

Đây là bước nền tảng yêu cầu tổ chức phải phân tích kỹ lưỡng môi trường hoạt động trước khi thiết lập hệ thống quản lý:

• Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức: Tổ chức phải xác định các vấn đề nội bộ (năng lực nhân sự, văn hóa doanh nghiệp, tài chính) và các vấn đề bên ngoài (luật pháp, công nghệ, xu hướng xã hội) có ảnh hưởng đến khả năng đạt được các mục tiêu bền vững của hệ thống quản lý.
• Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm: Tổ chức phải nhận diện rõ các bên quan tâm (nhà tài trợ, chính quyền địa phương, khách tham dự, nhà cung cấp), xác định các yêu cầu hợp pháp và mong đợi của họ, từ đó lựa chọn các yêu cầu sẽ trở thành nghĩa vụ tuân thủ của tổ chức.
• Xác định phạm vi của hệ thống quản lý sự kiện bền vững: Tổ chức phải xác định rõ ranh giới vật lý và ranh giới tổ chức để áp dụng hệ thống quản lý. Phạm vi này phải được lập thành văn bản chính thức và sẵn sàng cung cấp cho các bên quan tâm khi có yêu cầu.
• Hệ thống quản lý sự kiện bền vững: Tổ chức phải thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý sự kiện bền vững, bao gồm các quy trình cần thiết và sự tương tác giữa các quy trình này, nhằm đạt được các mục tiêu phát triển bền vững đã cam kết.