Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 13345:2021 về Trạm khí tượng thủy văn tự động - Hồ sơ kỹ thuật điện tử quy định các yêu cầu kỹ thuật đối với việc xây dựng, quản lý và vận hành hệ thống hồ sơ kỹ thuật điện tử của các trạm khí tượng thủy văn tự động. Tiêu chuẩn này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan đến hoạt động quản lý, khai thác, vận hành và bảo trì hệ thống trạm khí tượng thủy văn tự động tại Việt Nam. Nhiệm vụ của người quản trị phần mềm quản lý hồ sơ

Phần mềm quản lý hồ sơ kỹ thuật điện tử phải được thiết kế để cho phép người được giao quyền quản trị hệ thống thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ quản lý cốt lõi sau:

• Quản lý tài khoản người dùng, thực hiện phân quyền truy cập chi tiết và phân cấp quản lý dữ liệu phù hợp với vai trò, chức năng của từng cá nhân, bộ phận.
• Cấu hình hệ thống, thiết lập các tham số vận hành, cập nhật và bảo trì phần mềm định kỳ nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, liên tục.
• Giám sát hoạt động của toàn bộ hệ thống, kiểm tra nhật ký vận hành và kịp thời phát hiện, xử lý các sự cố kỹ thuật phát sinh trong quá trình sử dụng.
• Thực hiện các biện pháp sao lưu và phục hồi dữ liệu hồ sơ kỹ thuật điện tử của các trạm khí tượng thủy văn tự động để phòng ngừa sự cố mất mát dữ liệu.

Chức năng cập nhật dữ liệu và ghi nhật ký hệ thống

Để đảm bảo tính chính xác, kịp thời và liên tục của thông tin trạm khí tượng thủy văn, phần mềm quản lý hồ sơ phải đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về cập nhật dữ liệu:

• Đảm bảo chức năng cập nhật dữ liệu chỉ được thực hiện bởi những người dùng đã được phân quyền hợp lệ trong hệ thống.
• Toàn bộ quá trình cập nhật dữ liệu phải được ghi lại tự động vào nhật ký hệ thống (log file) theo từng bước chi tiết, từ thời điểm bắt đầu thực hiện cho đến khi hoàn thành, nhằm phục vụ công tác giám sát và hậu kiểm.
• Thời gian thực hiện cập nhật dữ liệu định kỳ được quy định cụ thể là 06 tháng một lần.
• Các nhóm thông tin cập nhật, chỉnh sửa bao gồm các nhóm thông tin kỹ thuật về thiết bị, lịch sử kiểm định, hiệu chuẩn, bảo dưỡng, sửa chữa và các thay đổi về hạ tầng kỹ thuật của trạm khí tượng thủy văn tự động.

Chức năng tạo và kết xuất báo cáo

Phần mềm quản lý hồ sơ kỹ thuật điện tử phải hỗ trợ tối đa công tác tổng hợp, báo cáo số liệu theo yêu cầu của từng cơ quan, tổ chức quản lý. Các chức năng báo cáo cơ bản bao gồm:

• Tạo lập các báo cáo thống kê chi tiết về tình trạng hoạt động, danh mục thiết bị, lịch sử kiểm định, hiệu chuẩn của các trạm khí tượng thủy văn tự động thuộc phạm vi quản lý.
• Kết xuất báo cáo theo các định dạng chuẩn hóa, phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ giấy hoặc gửi báo cáo điện tử lên các cơ quan quản lý cấp trên.
• Hỗ trợ công cụ tìm kiếm, lọc dữ liệu linh hoạt để tạo ra các báo cáo chuyên đề hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu cụ thể của người sử dụng tại từng thời điểm.

Hiệu lực thi hành

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 13345:2021 có hiệu lực kể từ ngày ban hành, đóng vai trò là cơ sở kỹ thuật quan trọng để chuẩn hóa việc quản lý hồ sơ điện tử của các trạm khí tượng thủy văn tự động trên phạm vi cả nước, hướng tới hiện đại hóa ngành khí tượng thủy văn.