Điều 11 Thông tư 56/2010/TT-BNNPTNT quy định hoạt động của tổ chức quản lý, khai thác công trình thủy lợi do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành

1. Nghiệm thu hạng mục công việc: Khi kết thúc các vụ tưới tiêu, bên B đề xuất bên A nghiệm thu đánh giá khối lượng, chất lượng hạng mục công việc đã hoàn thành đã nêu trong hợp đồng.

Khi nghiệm thu phải đánh giá cụ thể một số nội dung như: Công tác quản lý, điều hòa phân phối nước tưới, cấp nước, tiêu thoát nước hợp lý, công bằng giữa các vùng, khu vực, đầu kênh-cuối kênh; đủ khối lượng nước (theo định mức), đúng thời gian (theo kế hoạch) trên toàn hệ thống; công tác quan trắc, theo dõi thu thập số liệu (theo quy định); việc thực hiện quy trình vận hành, ghi chép nhật ký vận hành; công tác bảo dưỡng công trình, máy móc thiết bị; theo dõi, phát hiện và xử lý sự cố nhỏ; công tác kiểm tra bảo vệ, xử lý lấn chiếm (trên cơ sở kiểm tra thực tế tại công trình).v.v. Xác định diện tích tưới, tiêu, cấp nước,... phải căn cứ hợp đồng và biên bản nghiệm thu của bên B với các hộ dùng nước (đối với hộ là các pháp nhân). Hộ dùng nước là tổ hợp tác, hoặc thôn bản do người đại diện ký thì phải có xác nhận của UBND xã. Bên A có trách nhiệm thẩm tra tính xác thực của các biên bản nghiệm thu này, có thể tổ chức kiểm tra xác minh thực tế (nếu cần).

Bên A tổ chức nghiệm thu đánh giá khối lượng, chất lượng các hạng mục công việc đã hoàn thành theo hợp đồng đặt hàng và chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên và pháp luật nếu nghiệm thu không đúng với thực tế, sai lệch kết quả nghiệm thu (khối lượng, chất lượng, tiến độ,...) gây ảnh hưởng đến sản xuất, chất lượng công trình. Mẫu biên bản nghiệm thu xem phụ lục 3. Riêng công tác sửa chữa thường xuyên phải lập biên bản nghiệm thu cho từng công trình (hoặc hạng mục công trình).

2. Nghiệm thu thanh lý hợp đồng đặt hàng: Cuối năm, bên B lập báo cáo khối lượng sản phẩm đặt hàng đã hoàn thành, kèm theo các phụ biểu thuyết minh rõ số lượng sản phẩm đặt hàng hoàn thành, giá trị đề nghị nghiệm thu thanh toán).

Bên A tổ chức nghiệm thu đánh giá khối lượng, chất lượng các hạng mục công việc đã hoàn thành của cả năm. Mẫu biên bản nghiệm thu xem phụ lục 5.

Sau khi nghiệm thu, Bên A thẩm tra, xem xét phê duyệt giá trị khối lượng công việc hoàn thành và làm thủ tục đề nghị thanh toán với cơ quan cấp phát số tiền còn lại (sau khi đã trừ kinh phí của các đợt tạm ứng). Trong quá trình thanh toán nếu cơ quan cấp phát phát hiện có sai sót, bất hợp lý về giá trị đề nghị thanh toán thì phải thông báo ngay với bên A để giải trình, bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Nếu giá trị khối lượng công việc hoàn thành đã được nghiệm thu thấp hơn giá trị các đợt đã tạm ứng thì bên B phải hoàn trả lại bên A khoản chênh lệch đó để nộp ngân sách nhà nước.

3. Thanh lý hợp đồng đặt hàng: Kết thúc năm, bên A và bên B phải thực hiện thanh lý và ký biên bản thanh lý hợp đồng đặt hàng. Biên bản thanh lý hợp đồng đặt hàng là căn cứ để cơ quan đặt hàng thanh, quyết toán kinh phí cho bên B và quyết toán kinh phí với cơ quan quản lý ngân sách nhà nước.

4. Hồ sơ thanh toán hợp đồng đặt hàng.

Hồ sơ thanh toán hợp đồng đặt hàng do bên B lập. Nội dung hồ sơ thanh toán bao gồm các tài liệu chủ yếu:

- Biên bản nghiệm thu hợp đồng đặt hàng kèm theo Biên bản nghiệm thu hạng mục công việc hoàn thành.