Điều 12 Thông tư 55/2025/TT-BCA quy định công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân của Bộ trưởng Bộ Công an ban hành

a) Tên phông hoặc tên khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

b) Thời gian của tài liệu: Thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

c) Khối lượng tài liệu: Tài liệu rời lẻ thống kê số cặp, gói tài liệu (quy đổi ra mét giá tài liệu). Tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ thống kê số lượng hồ sơ (quy đổi ra mét giá tài liệu).

d) Loại hình tài liệu: Thống kê số lượng tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, ghi âm....

đ) Nội dung của tài liệu: Mặt hoạt động, lĩnh vực, vấn đề và sự kiện quan trọng trong hoạt động của Công an đơn vị, địa phương hình thành phông lưu trữ được phản ánh trong tài liệu.

e) Tình trạng của tài liệu: Mức độ thiếu, đủ của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý; mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị...; tình trạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.

g) Tình trạng về công cụ tra cứu tài liệu: Mục lục hồ sơ, tài liệu.

a) Nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp vào bộ phận lưu trữ để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu.

b) Trực tiếp xem xét khối tài liệu, nếu có nhiều sĩ quan, hạ sĩ quan tham gia thì phân công mỗi sĩ quan, hạ sĩ quan khảo sát một phần.

c) Tập hợp thông tin và xây dựng báo cáo kết quả khảo sát tài liệu (mẫu số 07).

a) Qua khảo sát tài liệu, nếu thành phần tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý còn thiếu, Công an đơn vị, địa phương tiến hành thu nộp, bổ sung. Phạm vi và thành phần tài liệu cần thu nộp, bổ sung căn cứ các yếu tố: mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý; báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; chức năng, nhiệm vụ của Công an các đơn vị, địa phương, của đơn vị thuộc Công an đơn vị, địa phương và nhiệm vụ cụ thể của từng sĩ quan, hạ sĩ quan; số hoặc dữ liệu đăng ký văn bản đi, đến; biên bản giao nhận tài liệu.

b) Nguồn bổ sung hồ sơ, tài liệu: hồ sơ, tài liệu do Lãnh đạo Công an các đơn vị, địa phương; các đơn vị thuộc Công an các đơn vị, địa phương; sĩ quan, hạ sĩ quan được giao giải quyết công việc.