Mục 4 Chương 2 Thông tư 55/2025/TT-BCA quy định công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân của Bộ trưởng Bộ Công an ban hành

a) Phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ;

b) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.

a) Khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ

Đối với sĩ quan, hạ sĩ quan Công an đơn vị, địa phương có tài liệu lưu trữ: Xuất trình phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu (mẫu số 21).

Đối với sĩ quan, hạ sĩ quan Công an nhân dân không thuộc Công an đơn vị, địa phương có tài liệu lưu trữ; cơ quan, tổ chức cá nhân ngoài lực lượng Công an nhân dân: Xuất trình văn bản đề nghị khai thác tài liệu, phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, căn cước công dân (sĩ quan, hạ sĩ quan Công an nhân dân phải xuất trình chứng minh Công an nhân dân).

Đối với cơ quan, tổ chức nước ngoài: Cơ quan, tổ chức nước ngoài phải có văn bản gửi đơn vị Công an nhân dân chủ trì chương trình hợp tác quốc tế hoặc thi hành công vụ có liên quan đến tài liệu khai thác, sử dụng. Văn bản đề nghị phải ghi rõ tên cơ quan, tổ chức, người đại diện cơ quan, tổ chức; quốc tịch, số hộ chiếu, chức vụ của người đại diện; tài liệu đề nghị khai thác, sử dụng; mục đích sử dụng, cam kết không cung cấp, chuyển giao cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý của Bộ trưởng Bộ Công an; phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.

b) Khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân chính đáng

Sĩ quan, hạ sĩ quan Công an nhân dân; cá nhân ngoài lực lượng Công an nhân dân khi khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu, căn cước công dân (sĩ quan, hạ sĩ quan Công an nhân dân phải xuất trình chứng minh Công an nhân dân), phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu và phải được lãnh đạo cấp có thẩm quyền đồng ý.

Cá nhân người nước ngoài khi khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân phải có văn bản gửi đơn vị Công an nhân dân chủ trì chương trình hợp tác quốc tế hoặc thi hành công vụ có liên quan đến tài liệu khai thác, sử dụng. Văn bản đề nghị phải ghi rõ họ và tên; số hộ chiếu, địa chỉ liên lạc; tài liệu đề nghị khai thác, sử dụng; mục đích sử dụng, cam kết không cung cấp, chuyển giao cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý của Bộ trưởng Bộ Công an, phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.

a) Bước 1: Công an các đơn vị, địa phương, sĩ quan, hạ sĩ quan trong lực lượng Công an nhân dân và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan ngoài lực lượng Công an nhân dân căn cứ quy định tại khoản 1 Điều này, chuẩn bị hồ sơ yêu cầu khai thác tài liệu.

b) Bước 2: Đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu căn cứ đối tượng khai thác và hồ sơ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu duyệt hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền phê duyệt. Sau khi cấp có thẩm quyền phê duyệt, cán bộ quản lý tài liệu lấy tài liệu ra khỏi nơi lưu trữ, nhập thông tin vào sổ quản lý tài liệu đưa ra khai thác (mẫu số 22), yêu cầu người khai thác ký nhận và bàn giao tài liệu cho người khai thác tài liệu.

c) Bước 3: Sau khi kết thúc quá trình khai thác, sử dụng hoặc hết thời gian khai thác, sử dụng tài liệu, cán bộ quản lý tài liệu nhận lại tài liệu, kiểm tra tài liệu và đưa tài liệu về vị trí lưu trữ. Lưu hồ sơ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định.

a) Tôn trọng tính nguyên bản của thông tin trong tài liệu lưu trữ khi giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ.

b) Phải bảo đảm bí mật tài liệu; không sửa chữa, tẩy xóa, đánh dấu vào tài liệu; không làm nhàu, rách tài liệu và chấp hành nội quy quy định khi sử dụng tài liệu.

c) Thực hiện các quy định tại Thông tư này, nội quy, quy chế của Công an đơn vị, địa phương quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định của pháp luật có liên quan.

a) Tổ chức phục vụ kịp thời, an toàn, bảo mật các yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.

b) Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành các nội quy, quy chế về việc sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.