Mục 1 Chương 2 Thông tư 55/2025/TT-BCA quy định công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân của Bộ trưởng Bộ Công an ban hành

a) Tài liệu khi nộp lưu vào lưu trữ phải được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh, văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo đặc trưng của từng loại hồ sơ, đánh số tờ, hoàn thiện thông tin trên bìa hồ sơ (mẫu số 02), viết mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (mẫu số 03), viết chứng từ kết thúc (mẫu số 04); hồ sơ sắp xếp vào hộp bảo quản (mẫu số 05), có mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo (mẫu số 06). Hồ sơ, tài liệu nộp lưu phải được nộp theo đơn vị, không nộp lưu theo từng cá nhân sĩ quan, hạ sĩ quan. Hồ sơ, tài liệu phải được vận chuyển đến bộ phận lưu trữ.

b) Đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu phải lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biên bản giao, nhận tài liệu mỗi loại 02 bản (mẫu số 01). Lưu trữ Công an đơn vị, địa phương và đơn vị giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.

a) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành: Trước ngày 31/12 hằng năm, Công an đơn vị, địa phương có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu đã kết thúc năm trước, có thời hạn lưu trữ từ 05 năm trở lên vào lưu trữ hiện hành. Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản, phải nộp lưu vào lưu trữ hiện hành sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.

Không nộp lưu hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc chưa giải quyết xong, hồ sơ phối hợp giải quyết công việc khi đã trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì, các văn bản gửi để biết, để tham khảo vào lưu trữ hiện hành.

Trường hợp các đơn vị có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải được sự đồng ý bằng văn bản của lãnh đạo Công an đơn vị, địa phương và gửi mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại về bộ phận lưu trữ. Thời gian giữ hồ sơ, tài liệu tại đơn vị không quá 02 năm, tính từ năm kết thúc công việc.

b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Trước ngày 31/12 hằng năm, lưu trữ hiện hành nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, đã kết thúc 20 năm vào lưu trữ lịch sử. Lưu trữ hiện hành ở các đơn vị trực thuộc Bộ nộp lưu tài liệu về lưu trữ lịch sử do Văn phòng Bộ Công an quản lý. Lưu trữ hiện hành ở Công an cấp tỉnh, cấp xã nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Công an cấp tỉnh.

c) Cục Tổ chức cán bộ tham mưu lãnh đạo Bộ quy định thành phần, thời gian giao nộp hồ sơ cán bộ tại giai đoạn hiện hành vào kho lưu trữ hiện hành của Cục Tổ chức cán bộ và kho lưu trữ hiện hành của Công an đơn vị, địa phương sau khi có ý kiến thống nhất của Văn phòng Bộ Công an.

a) Toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của Công an đơn vị, địa phương phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung, không phân tán phông lưu trữ; tài liệu của Công an đơn vị, địa phương nào phải được thống kê, quản lý theo phông lưu trữ của Công an đơn vị, địa phương đó. Công an đơn vị, địa phương kết thúc hoạt động thì đóng phông lưu trữ.

b) Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu trong quá trình thu nộp tài liệu.

c) Công an đơn vị, địa phương không được chiếm giữ, hủy tài liệu trái phép hoặc làm hư hỏng, thất lạc tài liệu.

d) Khi bàn giao tài liệu phải lập biên bản giao nhận tài liệu (mẫu số 01).