Việc bị cơ quan thuế thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử thường là một "cú sốc" lớn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Khi quyền xuất hóa đơn bị tước bỏ, mọi hoạt động giao dịch, bán hàng và thu hồi công nợ gần như rơi vào trạng thái "đóng băng". Tuy nhiên, đây không phải là dấu chấm hết nếu doanh nghiệp nắm rõ các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP để có phương án xử lý kịp thời.

1. Những 'lằn ranh đỏ' khiến doanh nghiệp bị ngừng sử dụng hóa đơn

Theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có 07 trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp sẽ bị cơ quan thuế cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Đáng chú ý nhất là các tình huống liên quan đến sự tồn tại của doanh nghiệp và tính minh bạch trong kinh doanh.

• Chấm dứt mã số thuế: Khi doanh nghiệp làm thủ tục giải thể hoặc bị thu hồi giấy phép.
• "Mất tích" tại địa chỉ đăng ký: Cơ quan thuế xác minh doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở đã khai báo.
• Tạm ngừng kinh doanh: Doanh nghiệp chủ động thông báo tạm nghỉ.
• Cưỡng chế nợ thuế: Đây là trường hợp phổ biến nhất, khi doanh nghiệp chậm nộp thuế và bị áp dụng biện pháp cưỡng chế theo quy định.
• Vi phạm pháp luật: Sử dụng hóa đơn để bán hàng lậu, hàng giả, hàng cấm hoặc xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
• Bán khống hóa đơn: Lập hóa đơn nhưng không có hàng hóa, dịch vụ thực tế nhằm chiếm đoạt tiền.
• Yêu cầu từ cơ quan chức năng: Khi doanh nghiệp không đủ điều kiện kinh doanh các ngành nghề có điều kiện.

2. Quy trình giải trình: Cơ hội để doanh nghiệp tự cứu mình

Không phải mọi thông báo ngừng hóa đơn đều dẫn đến kết cục xấu ngay lập tức. Pháp luật dành cho doanh nghiệp một khoảng thời gian để giải trình. Căn cứ khoản 2 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình diễn ra như sau:

Đầu tiên, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu giải trình. Doanh nghiệp có 02 ngày làm việc để đưa ra các bằng chứng, tài liệu chứng minh mình đang hoạt động đúng quy định. Nếu giải trình thuyết phục, doanh nghiệp sẽ được tiếp tục sử dụng hóa đơn. Ngược lại, nếu quá thời hạn mà không có phản hồi hoặc giải trình không thỏa đáng, quyết định ngừng sử dụng hóa đơn chính thức sẽ được ban hành.

3. Lối thoát hiểm: Xuất hóa đơn lẻ khi đang bị cưỡng chế

Một trong những lo lắng lớn nhất của doanh nghiệp khi bị cưỡng chế nợ thuế là làm sao để có tiền trả lương công nhân và duy trì sản xuất. Thực tế, pháp luật vẫn mở ra một "lối thoát hiểm" nhân văn.

Dựa trên hướng dẫn tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp có thể đề nghị sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh.

Căn cứ điểm d khoản 4 Điều 34 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, trường hợp đang bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn nhưng có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn để có nguồn thanh toán tiền lương, chi phí sản xuất, cơ quan thuế có thể xem xét cho phép sử dụng hóa đơn lẻ.

Điều kiện bắt buộc: Doanh nghiệp phải nộp ngay ít nhất 18% doanh thu trên hóa đơn được sử dụng vào ngân sách nhà nước để khắc phục một phần nợ thuế. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp không bị đứt gãy chuỗi cung ứng và đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong giai đoạn khó khăn tài chính.

Tóm lại, việc ngừng sử dụng hóa đơn là một biện pháp quản lý nghiêm khắc của ngành Thuế. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát tình trạng nộp thuế và địa chỉ hoạt động để tránh rơi vào các trường hợp đáng tiếc, đồng thời tận dụng quyền giải trình để bảo vệ lợi ích hợp pháp của mình.