Mục 2 Chương 5 Nghị định 104/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Công chứng

1. Văn bản công chứng điện tử được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến được quy định tại Luật Công chứng, Nghị định này và quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Văn bản công chứng giấy được được chuyển đổi thành văn bản điện tử theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật về giao dịch điện tử, có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng cũng được coi là văn bản công chứng điện tử.

2. Văn bản công chứng điện tử phải có QR-Code hoặc đường link hoặc mã số hoặc hình thức ký hiệu riêng khác để thực hiện việc tham chiếu, kiểm tra tính xác thực.

3. Việc ký số của người tham gia giao dịch, người làm chứng, người phiên dịch vào văn bản công chứng điện tử được thực hiện trước sự chứng kiến của công chứng viên, trừ trường hợp người có thẩm quyền đã đăng ký chữ ký mẫu theo quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật Công chứng.

4. Việc đánh số trang của văn bản công chứng điện tử được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 51 của Luật Công chứng.

5. Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng điện tử được lập thành trang văn bản có chứa nội dung sửa lỗi kỹ thuật, có chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Văn bản sửa lỗi kỹ thuật phải được đính kèm với văn bản công chứng điện tử và phải xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi được tham chiếu.

6. Việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch được công chứng điện tử thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 53 của Luật Công chứng. Văn bản sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch phải được đính kèm với văn bản công chứng điện tử và phải xuất hiện cùng văn bản công chứng điện tử khi được tham chiếu.

1. Công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng đối với tất cả các giao dịch dân sự.

2. Công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác.

3. Cơ quan đại diện ngoại giao thực hiện công chứng điện tử đối với các giao dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 73 của Luật Công chứng.

1. Tài khoản để thực hiện việc công chứng điện tử (sau đây gọi là tài khoản cung cấp dịch vụ công chứng điện tử) của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, viên chức ngoại giao, Cơ quan đại diện ngoại giao phải được tạo lập trên nền tảng công chứng điện tử đáp ứng các quy định tại Điều 51 của Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

2. Chữ ký số có sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian để thực hiện công chứng điện tử của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, viên chức ngoại giao, Cơ quan đại diện ngoại giao do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy của Việt Nam cung cấp theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng phải đăng ký chữ ký số để thực hiện công chứng điện tử tại Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động.

3. Tổ chức hành nghề công chứng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử phải bảo đảm điều kiện về máy tính, đường truyền mạng, thiết bị điện tử và các điều kiện cần thiết khác.

4. Việc cung cấp dịch vụ công chứng điện tử tại Cơ quan đại diện ngoại giao được thực hiện theo điều kiện thực tế của Cơ quan đại diện ngoại giao đó.

1. Người tham gia giao dịch công chứng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cung cấp theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc chữ ký số, chứng thư chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

2. Tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch công chứng điện tử có thể đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử trên nền tảng công chứng điện tử hoặc được xác thực cấp chứng thư chữ ký số qua ứng dụng VNeID hoặc ứng dụng khác tại thời điểm tham gia giao dịch để đồng bộ tài khoản và cấp chứng thư chữ ký số theo quy định của pháp luật. Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ hướng dẫn tổ chức, cá nhân đăng ký tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử và tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan.

1. Nền tảng công chứng điện tử là hệ thống thông tin được tạo lập trên môi trường điện tử cho phép các bên cung cấp, sử dụng và thực hiện dịch vụ công chứng điện tử theo quy định của pháp luật về công chứng và giao dịch điện tử, đáp ứng các điều kiện sau đây:

2. Cổng tham chiếu dữ liệu công chứng là điểm truy cập chính thức để tham chiếu thông tin văn bản công chứng và các dữ liệu công chứng khác theo quy định của pháp luật.

3. Cơ sở dữ liệu công chứng, nền tảng công chứng điện tử và cổng tham chiếu dữ liệu công chứng phải đáp ứng tiêu chuẩn an toàn hệ thống thông tin tối thiểu là cấp độ 3 theo quy định của pháp luật về an toàn thông tin mạng.

4. Tổ chức hành nghề công chứng sử dụng nền tảng công chứng điện tử và khai thác cơ sở dữ liệu công chứng phải trả chi phí theo quy định của pháp luật.

1. Người yêu cầu công chứng, công chứng viên thực hiện các công việc theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 43 của Luật Công chứng.

2. Giao dịch công chứng điện tử trực tiếp được khởi tạo bởi công chứng viên phải bao gồm tài khoản của công chứng viên và tài khoản của những người tham gia giao dịch công chứng (nếu có).

3. Công chứng viên tải lên nền tảng công chứng điện tử văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản giao dịch đã được ký số bởi người có thẩm quyền giao kết giao dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật Công chứng.

4. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

5. Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì xuất trình giấy tờ theo quy định tại khoản 7 Điều 42 của Luật Công chứng để công chứng viên đối chiếu.

Công chứng viên kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình, đối chiếu thông tin giấy tờ với cơ sở dữ liệu (nếu có). Sau khi đối chiếu, nếu giấy tờ bảo đảm tính xác thực, công chứng viên chuyển đổi toàn bộ giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng công chứng điện tử để thực hiện lưu trữ.

6. Công chứng viên nhận diện và xác thực nhân thân người tham gia giao dịch, sau đó chứng kiến người tham gia giao dịch ký số vào văn bản giao dịch.

7. Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký, sau đó ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng.

8. Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản công chứng, ký số, gắn dấu thời gian, thực hiện thu phí công chứng, thu giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng (sau đây gọi là giá dịch vụ) và các chi phí khác có liên quan, sau đó gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức lưu trữ mà người yêu cầu công chứng đăng ký.

9. Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử.

1. Người yêu cầu công chứng và công chứng viên thực hiện công việc theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 43 của Luật Công chứng.

2. Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng quy định tại Điều 44 của Luật Công chứng tiến hành khởi tạo giao dịch công chứng điện tử trực tuyến gồm tài khoản của các công chứng viên và tài khoản của những người tham gia giao dịch công chứng (nếu có), thiết lập cầu truyền hình trực tuyến giữa các công chứng viên tại các điểm cầu.

3. Công chứng viên khởi tạo giao dịch tải lên nền tảng công chứng điện tử văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản giao dịch đã được ký số bởi người có thẩm quyền giao kết giao dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật Công chứng.

4. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

5. Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì xuất trình giấy tờ theo quy định tại khoản 7 Điều 42 của Luật Công chứng để công chứng viên đối chiếu.

Công chứng viên kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình, đối chiếu thông tin giấy tờ với cơ sở dữ liệu (nếu có). Sau khi đối chiếu, nếu giấy tờ bảo đảm tính xác thực, công chứng viên chuyển đổi toàn bộ giấy tờ do người yêu cầu công chứng xuất trình thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng công chứng điện tử để các công chứng viên, người tham gia giao dịch tại các điểm cầu cùng đối chiếu.

6. Công chứng viên nhận diện, xác thực nhân thân người tham gia giao dịch và tính hợp pháp, xác thực của giao dịch, sau đó chứng kiến người tham gia giao dịch ký số vào văn bản giao dịch.

7. Công chứng viên tại các điểm cầu kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia giao dịch đã ký trước sự chứng kiến của mình, ký xác nhận vào văn bản giao dịch bằng chữ ký số. Công chứng viên đã khởi tạo giao dịch công chứng điện tử kiểm tra tính hợp lệ đối với chữ ký số của toàn bộ người tham gia giao dịch và công chứng viên tại các điểm cầu đã ký, sau đó ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng.

8. Tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch ghi số văn bản công chứng, ký số, gắn dấu thời gian; thu phí công chứng, thu giá dịch vụ và các chi phí khác có liên quan; gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức lưu trữ mà người yêu cầu công chứng đăng ký.

9. Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử, chia sẻ quyền truy cập văn bản công chứng cho công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ở các điểm cầu còn lại đã tham gia chứng nhận giao dịch.

1. Các tổ chức hành nghề công chứng cung cấp dịch vụ công chứng điện tử chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại do lỗi của công chứng viên, nhân viên của tổ chức mình gây ra theo quy định tại Điều 40 của Luật Công chứng.

2. Công chứng viên khởi tạo giao dịch công chứng điện tử trực tuyến và công chứng viên tại các điểm cầu thỏa thuận bằng văn bản về phạm vi công việc; phần phí công chứng, giá dịch vụ, các chi phí khác được hưởng; trách nhiệm bồi thường thiệt hại của từng công chứng viên; các vấn đề có liên quan khác (nếu có).