KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2023

Thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Thống nhất chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ đối với hoạt động của các cơ quan, đơn vị, góp phần thực hiện chuyển đổi số, cải cách hành chính nhà nước và phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ; trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử.

- Là cơ sở để các cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.

2. Yêu cầu

Các cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức thực hiện đầy đủ, nghiêm túc, đúng quy định các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ tại Kế hoạch này.

II. NỘI DUNG

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể công chức, viên chức, người lao động nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Đơn vị thực hiện: Các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.

Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm 2023.

b) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Rà soát các văn bản của tỉnh đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ không còn phù hợp để tham mưu sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới cho phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành.

Đơn vị thực hiện: Sở Nội vụ.

Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm 2023.

- Rà soát, sửa đổi bổ sung, ban hành mới các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đúng quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế công tác văn thư; Quy chế công tác lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan.

Đơn vị thực hiện: Các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.

Thời gian hoàn thành: Quý I năm 2023.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Nội dung nhiệm vụ:

Sắp xếp, bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ theo quy định và đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử.

Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

Rà soát và cử công chức, viên chức văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng để đáp ứng yêu cầu công việc và tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định.

Chủ động xây dựng kế hoạch, phối hợp với Sở Nội vụ mở các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đội ngũ công chức, viên chức. Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các phòng, ban chuyên môn và Ủy ban nhân dân cấp xã.

Chương trình tập huấn chú trọng vào các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ công việc; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hóa tài liệu lưu trữ.

- Đơn vị thực hiện: Các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.

- Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm 2023.

d) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh; tổng hợp kết quả, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Đơn vị thực hiện: Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan.

Thời gian hoàn thành: Quý III năm 2023.

- Tổ chức kiểm tra, tự kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với phòng, ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc, Ủy ban nhân dân cấp xã. Nội dung kiểm tra, hướng dẫn tập trung vào các nội dung sau:

Công tác văn thư: Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật.

Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tiêu hủy tài liệu hết giá trị; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ.

Đơn vị thực hiện: Các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.

Thời gian hoàn thành: Quý III năm 2023.

2. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

a) Nghiệp vụ công tác văn thư

- Tiếp tục thực hiện quản lý văn bản, lập hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice; tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật theo đúng quy định.

Đơn vị thực hiện: Các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.

Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm 2023.

- Xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu năm 2023; đối với những cơ quan, đơn vị đã sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice trong quản lý văn bản đi, đến, yêu cầu lập Danh mục hồ sơ trên Hệ thống để công chức, viên chức lập hồ sơ điện tử.

Đơn vị thực hiện: Các cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh.

Thời gian thực hiện: Quý I năm 2023.

- Tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT- iOffice đảm bảo các chức năng: Lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.

Đơn vị thực hiện: Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị có liên quan.

Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm 2023.

b) Hoạt động lưu trữ, quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Các cơ quan, đơn vị:

Xây dựng kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để tổ chức giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

Tiếp tục thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Quyết định số 1525/QĐ-UBND ngày 17/11/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg.

Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

Bố trí phòng, kho lưu trữ và trang thiết bị đảm bảo đúng quy định để bảo quản hồ sơ, tài liệu an toàn, thuận tiện cho khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.

Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm 2023

- Sở Nội vụ

Tiếp tục thực hiện Quyết định số 25/QĐ-UBND ngày 13/01/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt Đề án “Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015-2024” và Quyết định số 669/QĐ-UBND ngày 28/7/2022 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc sửa đổi, bổ sung Đề án Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015-2024; Kế hoạch số 19/KH-UBND ngày 03/02/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh về thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”.

Tổ chức thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và sưu tầm tài liệu lưu trữ lịch sử.

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử theo quy định; thực hiện việc tạo lập cơ sở dữ liệu, tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử.

Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm 2023.

3. Bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

a) Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện bố trí kinh phí cho công tác văn thư, hoạt động lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ và Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, ưu tiên các công việc sau:

- Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công tác văn thư, lưu trữ.

- Chỉnh lý khối tài liệu lưu trữ.

- Xây dựng, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ, bố trí các trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

b) Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử) sử dụng nguồn kinh phí trong dự toán ngân sách nhà nước năm 2023 đã được Ủy ban nhân dân tỉnh giao tại Quyết định số 1116/QĐ-UBND ngày 12/12/2022 để tiếp tục thực hiện Đề án “Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015-2024”; tạo lập cơ sở dữ liệu, tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử đảm bảo hiệu quả, theo quy định.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ chủ trì hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện các nhiệm vụ được giao; định kỳ tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

2. Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương. Kế hoạch gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 05/3/2023 để theo dõi, kiểm tra và chỉ đạo thực hiện./.