b) Xây dựng ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức xây dựng và ban hành, điều chỉnh bổ sung các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức. Tập trung xây dựng hướng dẫn lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Danh mục hồ sơ cơ quan, xác định và lập Danh mục thành phần tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ

- Bố trí đủ biên chế và tuyển dụng bảo đảm tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ trong tổng số biên chế được giao theo đúng quy định đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ.

- Cử cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia các lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu về công tác văn thư, lưu trữ theo Kế hoạch của Sở Nội vụ.

- Tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và Ủy ban nhân dân 16 phường tập trung vào các nội dung sau:

+ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

+ Quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

+ Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, số hóa tài liệu lưu trữ,

d) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.

Tổ chức thực hiện kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo quy định.

đ) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

2. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

a) Tiếp tục thực hiện theo Quyết định số 802/QĐ-UBND ngày 05 tháng 9 năm 2011 của Ủy ban nhân dân Quận 11 về ban hành quy định về quản lý vận hành và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Ủy ban nhân dân Quận 11.

b) Tiếp tục thực hiện theo Quyết định số 255/QĐ-UBND ngày 13 tháng 5 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Quận 11 về ban hành Quy chế Khai thác sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 11.

3. Bố trí kinh phí thực hiện hoạt động lưu trữ

Tăng cường bố trí kinh phí cho hoạt động lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ, đặc biệt công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng.

Căn cứ Khoản 1 Điều 39 Luật Lưu trữ, kinh phí phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân Quận được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng vào các công việc sau:

a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;

b) Mua sắm trang thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ;

c) Chỉnh lý tài liệu;

d) Những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ.

- Đối với các cơ quan, đơn vị thực hiện cơ chế tài chính theo Nghị định số 130/2005/NĐ-CP thì sử dụng nguồn kinh phí thực hiện tự chủ.

- Đối với các cơ quan, đơn vị thực hiện cơ chế tài chính theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP thì sử dụng kinh phí thường xuyên được giao từ đầu năm.

III. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM

1. Tăng cường kiểm tra, chỉ đạo việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tập trung vào các công việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, xác định, lựa chọn chuẩn bị giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố.

2. Hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị trực thuộc Quận.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giao Phòng Nội vụ

- Thành lập Tổ Kiểm tra các mặt công tác chuyên môn trong đó có công tác văn thư, lưu trữ; có văn bản yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và Chủ tịch Ủy ban nhân dân 16 phường thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở công chức, viên chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định.

- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị và Ủy ban nhân dân 16 phường tổ chức triển khai Kế hoạch này, đảm bảo đúng mục đích, yêu cầu.

- Hướng dẫn xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị.

- Tổng hợp số liệu và báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ về Sở Nội vụ (thông qua Chi cục Văn thư, Lưu trữ Thành phố) trước ngày 15 tháng 01 năm kế tiếp của năm báo cáo.

2. Giao Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và Chủ tịch Ủy ban nhân dân 16 phường căn cứ vào Kế hoạch này và tình hình thực tế xây dựng kế hoạch cụ thể để triển khai thực hiện tại đơn vị mình; chậm nhất ngày 03 tháng 3 năm 2017 gửi về Ủy ban nhân dân Quận (thông qua Phòng Nội vụ) để theo dõi.

Trên đây là Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân Quận năm 2017./.