b) Xây dựng, ban hành và sửa đổi, bổ sung các văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ: Tham mưu trình UBND tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh đồng thời xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành. Thời gian hoàn thành trong quý III năm 2023.

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương: Tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung hoàn thiện hoặc ban hành mới các văn bản theo quy định của pháp luật hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ, ... Thời gian hoàn thành trong quý I, quý II năm 2023.

c) Công tác tổ chức cán bộ

Tiếp tục kiện toàn tổ chức, bộ máy theo hướng tinh gọn, bố trí biên chế đảm bảo chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện đầy đủ chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành.

- Tại các sở, ban, ngành: Kiện toàn bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng (phòng Hành chính); bố trí đủ nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định.

- Tại UBND cấp huyện: Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố phân công công chức thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; tại các phòng, ban, đơn vị bố trí công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo quy định.

d) Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

Các cơ quan, đơn vị, địa phương chủ động xây dựng kế hoạch tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức đang làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý; gửi kế hoạch, nội dung tập huấn về Sở Nội vụ để theo dõi, hướng dẫn trước khi tổ chức tập huấn. Thời gian hoàn thành trong quý III năm 2023.

e) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ: Đẩy mạnh công tác kiểm tra kết hợp hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

- Sở Nội vụ: Xây dựng kế hoạch và thực hiện kiểm tra thường xuyên, đột xuất việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ trong đó tập trung vào các nội dung: Kiểm tra việc thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ; việc ban hành văn bản về công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; chế độ báo cáo định kỳ và thống kê công tác văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữ theo quy định; kiểm tra hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, địa phương sử dụng dịch vụ và đơn vị cung cấp dịch vụ trên địa bàn tỉnh. Thời gian hoàn thành trong quý II, quý III năm 2023.

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương: 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương xây dựng Kế hoạch tự kiểm tra; thực hiện kiểm tra đơn vị trực thuộc (nếu có). Thời gian hoàn thành trong quý IV năm 2023.

2. Hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ

- Các cơ quan, đơn vị, địa phương tiếp tục thực hiện ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ; phối hợp chặt chẽ với Sở Nội vụ và Sở Thông tin và Truyền thông trong thực hiện lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh; thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử.

- Tiếp tục triển khai thực hiện Kế hoạch số 1314/KH-UBND ngày 29/7/2020 của UBND tỉnh triển khai thực hiện quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” trên địa bàn tỉnh Quảng Bình.

Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông.

Cơ quan phối hợp: Các cơ quan, đơn vị, địa phương.

3. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

- Thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Bố trí Kho Lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu hiệu quả, bảo đảm giữ gìn bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định; thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

- Khi có quyết định chia, tách, sáp nhập, giải thể cơ quan; chia tách sáp nhập đơn vị hành chính; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu... các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ, đồng thời phối hợp với Sở Nội vụ để thực hiện thủ tục giao nộp, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

- Phối hợp với Sở Nội vụ tiếp tục thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức theo Quyết định số 4350/QĐ-UBND ngày 30/11/2017 của UBND tỉnh Quảng Bình. Thời gian hoàn thành trong quý IV năm 2023.

b) Quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử

- Tăng cường công tác kiểm tra tài liệu lưu trữ và kho bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử đảm bảo an toàn, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử.

- Tiếp tục triển khai thực hiện nhiệm vụ thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; công bố tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh; tu bổ tài liệu lưu trữ; khảo sát, sưu tầm, thu thập và trưng bày triển lãm, phát huy giá trị tài liệu quý, hiếm của Quảng Bình và về tỉnh Quảng Bình năm 2023 theo các Quyết định được UBND tỉnh phê duyệt (các Quyết định: số 4561/QĐ-UBND ngày 01/12/2020; số 2051/QĐ-UBND ngày 27/7/2022; số 3021/QĐ-UBND ngày 03/11/2022; số 3589/QĐ-UBND ngày 19/12/2022); đồng thời rà soát số lượng tài liệu giấy bảo quản vĩnh viễn tại Lưu trữ lịch sử chưa số hoá để tham mưu UBND tỉnh xây dựng kế hoạch số hoá tài liệu lưu trữ giai đoạn 2023-2028. Thời gian hoàn thành trong quý IV năm 2023.

- Đẩy mạnh việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ: trưng bày triển lãm, phục vụ độc giả khai thác, sử dụng tài liệu tại phòng đọc, cấp bản sao,...

4. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ