Tóm tắt Công văn 1768/SNV-CCVTLT về thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021

Công văn 1768/SNV-CCVTLT do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn Thành phố triển khai thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ trọng tâm trong công tác văn thư, lưu trữ năm 2021. Văn bản tập trung vào việc nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ.

Các nhiệm vụ trọng tâm trong công tác văn thư, lưu trữ năm 2021

• Quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ: Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật mới về văn thư, lưu trữ, đặc biệt là các quy định về quản lý văn bản điện tử. Thực hiện kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý nhằm kịp thời chấn chỉnh các hạn chế, thiếu sót.
• Hiện đại hóa và ứng dụng công nghệ thông tin: Đẩy mạnh việc sử dụng chữ ký số cá nhân và chữ ký số của cơ quan trong việc ban hành văn bản điện tử. Thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử liên thông giữa các cơ quan hành chính nhà nước qua Trục liên thông văn bản của Thành phố, hạn chế tối đa việc sử dụng văn bản giấy.
• Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: Yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc (bao gồm cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử) ngay trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đúng thời hạn quy định.
• Thu thập, chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ: Tập trung giải quyết dứt điểm tài liệu tích đống, bó gói chưa được chỉnh lý tại các cơ quan, đơn vị. Thực hiện nghiêm túc các biện pháp kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, phòng chống cháy nổ, ẩm mốc, mối mọt và chuẩn bị các điều kiện để số hóa tài liệu.
• Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực: Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là kỹ năng quản lý văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử cho đội ngũ công chức, viên chức tại các cơ quan, đơn vị, địa phương.

Tổ chức thực hiện và chế độ báo cáo

Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, đơn vị căn cứ vào tình hình thực tế để xây dựng kế hoạch chi tiết và triển khai thực hiện có hiệu quả các nội dung hướng dẫn tại Công văn này. Đồng thời, thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo định kỳ về kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ gửi về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo quy định.