Thực hiện nhập toàn bộ dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy sang dữ liệu số bằng phần mềm quản lý dữ liệu hộ tịch lịch sử do Bộ Tư pháp xây dựng tương ứng với từng đơn vị cấp xã, cấp huyện và Sở Tư pháp.

Việc chuyển đổi dữ liệu phải đảm bảo tối thiểu các trường thông tin trong sổ giấy được chuyển hóa thành dữ liệu số, thể hiện các trường thông tin bắt buộc phải số hóa và đảm bảo chuẩn hóa dữ liệu theo Hướng dẫn thực hiện số hóa của Bộ Tư pháp.

3.2. Cơ quan thực hiện:

- Cơ quan chủ trì: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã.

- Cơ quan phối hợp: Các cơ quan, đơn vị có liên quan

3.3. Thời gian thực hiện: Từ năm 2020 và những năm tiếp theo.

4. Kiểm tra, phê duyệt và cập nhập dữ liệu vào phân vùng dữ liệu chính thức Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch

4.1. Nội dung:

Cơ quan quản lý hộ tịch truy cập vào hệ thống, tiến hành kiểm tra, đối chiếu file dữ liệu đã được cập nhật với nội dung đã đăng ký trong sổ gốc. Chuẩn hóa lại thông tin và thực hiện việc phê duyệt các dữ liệu đã được chuẩn hóa, chính xác thông tin vào phân vùng dữ liệu chính thức của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử do Bộ Tư pháp thống nhất quản lý.

4.2. Cơ quan thực hiện:

- Cơ quan chủ trì: Sở Tư pháp

- Cơ quan, đơn vị phối hợp: Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã.

4.3. Thời gian thực hiện: Thực hiện đồng thời với việc cập nhật dữ liệu vào phần mềm tại điểm 3 Mục II Kế hoạch này.

III. LỘ TRÌNH, NGUYÊN TẮC THỰC HIỆN

1. Lộ trình thực hiện số hóa

Việc số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử được thực hiện với 5 giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Dữ liệu hộ tịch được đăng kí từ giai đoạn 01/01/2016 đến hết ngày 30/6/2019.

Giai đoạn 2: Dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng kí và quản lý hộ tịch từ năm 2006 đến năm 2015.

Giai đoạn 3: Dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng kí hộ tịch từ năm 1998 đến năm 2005

Giai đoạn 4: Dữ liệu hộ tịch đã được đăng ký từ năm 1976 đến năm 1998.

Giai đoạn 5: Dữ liệu hộ tịch từ năm 1975 trở về trước.

2. Nguyên tắc thực hiện số hóa

- Ưu tiên tập trung hoàn thành việc số hóa các Sổ hộ tịch đã được đăng ký trong giai đoạn từ ngày 01/01/2016 đến 30/6/2019 (dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch) và giai đoạn từ năm 2006 đến hết năm 2015 (dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP).

- Trong mỗi giai đoạn, ưu tiên nhập dữ liệu về đăng ký kết hôn, đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử và xác nhận tình trạng hôn nhân để tạo thông tin cơ sở cho việc thực hiện số hóa các dữ liệu hộ tịch khác.

- Thông tin hộ tịch được nhập là thông tin hiện tại đã được chỉnh lý chuẩn (đã được thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch....(nếu có).

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của các cơ quan đơn vị

1.1. Sở Tư pháp

- Chủ trì, phối hợp với cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai thực hiện Kế hoạch này.

- Phối hợp với Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp tạo tài khoản để cập nhật dữ liệu vào phần mềm; khóa tài khoản nhập dữ liệu sau khi hoàn thành việc nhập dữ liệu.

- Phối hợp với Sở Tài chính xây dựng dự toán kinh phí thực hiện Kế hoạch này.

- Hướng dẫn, đôn đốc, giám sát, kiểm tra; nghiệm thu việc số hóa.

- Tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh, báo cáo Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

1.2. Sở Tài chính

Căn cứ vào tình hình thực tế, yêu cầu nhiệm vụ, Sở Tài chính thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, bố trí kinh phí để thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử tại địa phương, bảo đảm việc kết nối chia sẻ thông tin hộ tịch với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

1.3. Các sở, ban, ngành tỉnh

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, sở, ban, ngành tỉnh có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp triển khai thực hiện tốt Kế hoạch này.

1.4. Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã.

- Tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch trên địa bàn.

- Cung cấp đầy đủ, chính xác dữ liệu hộ tịch cho Sở Tư pháp.

- Bố trí công chức đủ năng lực làm công tác hộ tịch tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn để triển khai các nội dung tại Kế hoạch.

- Bảo đảm điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị để thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch.

2. Kinh phí thực hiện

Kinh phí thực hiện Kế hoạch này do ngân sách nhà nước đảm bảo theo quy định của pháp luật.

Trong quá trình tổ chức thực hiện Kế hoạch này, nếu có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết.