KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN SỐ HÓA DỮ LIỆU HỘ TỊCH LỊCH SỬ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÂM ĐỒNG VÀO CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ TOÀN QUỐC

Thực hiện Quyết định số 2173/QĐ-BTP ngày 11/12/2015 của Bộ Tư pháp về phê duyệt Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc” (viết tắt là Đề án); Quyết định số 101/QĐ-TTg ngày 23/01/2017 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình hành động quốc gia của Việt Nam về đăng ký và thống kê hộ tịch giai đoạn 2017 - 2024; Thông tư liên tịch số 19/2012/TTLT-BTC-BKHĐT-BTTTT ngày 15/02/2012 của liên Bộ Tài chính - Bộ Kế hoạch và Đầu tư - Bộ Thông tin và Truyền thông hướng dẫn việc quản lý và sử dụng kinh phí thực hiện chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Văn bản số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn số hóa sổ hộ tịch, Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử trên địa bàn tỉnh, như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch, góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chỉ số hiệu quả quản trị hành chính công.

- Chuyển đổi dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy sang dữ liệu số theo hướng hình thành Hệ thống thông tin hộ tịch với cấu trúc chuẩn tại tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

- Hiện đại hóa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch; thiết lập Hệ thống thông tin hộ tịch đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch ở địa phương; bảo đảm việc kết nối, chia sẻ, cung cấp thông tin với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác; bảo đảm tối đa lợi ích cho người dân, tổ chức, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

- Bảo đảm mọi người dân đều được cấp giấy tờ hộ tịch (đặc biệt là cấp Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn, Trích lục khai tử,...), có đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về hộ tịch; công dân trên địa bàn tỉnh có thể yêu cầu cấp trích lục bản sao hộ tịch ở tất cả các cơ quan quản lý dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh.

2. Yêu cầu

- Việc triển khai thực hiện bám sát các mục tiêu, nhiệm vụ theo Đề án Cơ sở dữ liệu hộ tịch đã được Bộ Tư pháp phê duyệt, các Chương trình, Kế hoạch có liên quan của tỉnh; đảm bảo được triển khai nghiêm túc, đúng tiến độ, hiệu quả; kế thừa nguồn lực, dữ liệu hộ tịch điện tử sẵn có tại địa phương, phù hợp với yêu cầu đăng ký và quản lý hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch.

- Phát huy vai trò chủ động, tích cực, trách nhiệm của các cơ quan đăng ký hộ tịch trong việc thực hiện Đề án, nhất là trong việc bảo đảm cơ sở vật chất và phương tiện làm việc, đáp ứng được việc kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

- Xác định cụ thể nội dung công việc và trách nhiệm của các cơ quan, địa phương, đơn vị trong việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao; bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các ngành, các cấp có liên quan và nội dung, tiến độ, hiệu quả trong việc tổ chức thực hiện.

- Số liệu đăng ký hộ tịch được thống kê, tổng hợp đầy đủ, thống nhất, chính xác, kịp thời, đảm bảo chất lượng và được chia sẻ công khai, minh bạch, đáp ứng được yêu cầu quản lý nhà nước và nhu cầu của tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

II. NỘI DUNG

1. Khảo sát, thu nhập dữ liệu cần thực hiện số hóa

1.1. Nội dung:

- Thống kê số lượng các sổ hộ tịch, số liệu các sự kiện hộ tịch, đánh giá hiện trạng dữ liệu hộ tịch đã được đăng ký trước ngày 30/6/2019 đang được lưu trữ bằng sổ giấy tại Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Sở Tư pháp. Đồng thời khảo sát, đánh giá thực trạng trang thiết bị, cơ sở vật chất, hạ tầng để triển khai ứng dụng công nghệ thông tin về đăng ký, quản lý hộ tịch tại địa phương (số lượng, chất lượng máy tính, máy scan, hạ tầng mạng truyền dẫn, phần mềm đang sử dụng; trình độ của đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch,...). Đối với những địa phương chưa được trang bị máy tính, máy scan, kết nối mạng internet,... thì dự kiến kinh phí để mua sắm, hoàn thiện cơ sở hạ tầng.

- Đơn vị thống kê gồm:

+ Đăng ký: khai sinh; khai tử; kết hôn; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; giám hộ, chấm dứt giám hộ; nuôi con nuôi.

+ Ghi chú vào sổ hộ tịch việc: khai sinh; khai tử; kết hôn, li hôn, hủy việc kết hôn; giám hộ; nhận cha mẹ con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.

+ Ghi chú thay đổi hộ tịch bằng bản án, quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

+ Thay đổi hộ tịch khác theo quy định của pháp luật.

+ Cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

1.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã.

1.3. Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị có liên quan.

1.4. Thời gian thực hiện: Quý III/2019.

2. Tuyên truyền, hướng dẫn, tập huấn việc số hóa dữ liệu hộ tịch

2.1. Đơn vị chủ trì: Sở Tư pháp

2.2. Đơn vị phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông; UBND các huyện, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn và các cơ quan, đơn vị có liên quan;

2.3. Thời gian thực hiện: Quý IV năm 2019 và những năm tiếp theo.

3. Số hóa, nhập dữ liệu hộ tịch vào phần mềm quản lý dữ liệu hộ tịch

3.1. Nội dung:

Thực hiện nhập toàn bộ dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy sang dữ liệu số bằng phần mềm quản lý dữ liệu hộ tịch lịch sử do Bộ Tư pháp xây dựng tương ứng với từng đơn vị cấp xã, cấp huyện và Sở Tư pháp.

Việc chuyển đổi dữ liệu phải đảm bảo tối thiểu các trường thông tin trong sổ giấy được chuyển hóa thành dữ liệu số, thể hiện các trường thông tin bắt buộc phải số hóa và đảm bảo chuẩn hóa dữ liệu theo hướng dẫn thực hiện số hóa của Bộ Tư pháp.

3.2. Cơ quan thực hiện:

- Cơ quan chủ trì: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã.

- Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông; các cơ quan, đơn vị có liên quan

3.3. Thời gian thực hiện: Từ năm 2020 và những năm tiếp theo.

4. Kiểm tra, phê duyệt và cập nhập dữ liệu vào phân vùng dữ liệu chính thức Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch

4.1. Nội dung:

Cơ quan quản lý hộ tịch truy cập vào hệ thống, tiến hành kiểm tra, đối chiếu file dữ liệu đã được cập nhật với nội dung đã đăng ký trong sổ gốc. Chuẩn hóa lại thông tin và thực hiện việc phê duyệt các dữ liệu đã được chuẩn hóa, chính xác thông tin vào phân vùng dữ liệu chính thức của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử do Bộ Tư pháp thống nhất quản lý.

4.2. Cơ quan thực hiện:

- Cơ quan chủ trì: Sở Tư pháp; Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã.

- Cơ quan, đơn vị phối hợp: Đơn vị cung cấp dịch vụ cập nhật số hóa dữ liệu hộ tịch và các cơ quan có liên quan.

4.3. Thời gian thực hiện: Thực hiện đồng thời với việc cập nhật dữ liệu vào phần mềm tại điểm 3 Mục II Kế hoạch này.

5. Thực hiện kết nối, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan đăng ký và quản lý hộ tịch, giữa cơ sở dữ liệu hộ tịch toàn quốc với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo quy định của Luật Hộ tịch, Luật Căn cước công dân.

5.1. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp; Công an tỉnh, UBND các huyện, thành phố, UBND xã, phường, thị trấn.

5.2. Cơ quan phối hợp: Sở Thông tin và Truyền thông; doanh nghiệp cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin.

5.3. Thời gian thực hiện: Từ năm 2020 và những năm tiếp theo.

III. LỘ TRÌNH, NGUYÊN TẮC THỰC HIỆN

1. Lộ trình thực hiện số hóa

Việc số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử được thực hiện với 5 giai đoạn như sau:

- Giai đoạn 1: Dữ liệu hộ tịch được đăng kí từ giai đoạn 01/01/2016 đến hết ngày 30/6/2019.

- Giai đoạn 2: Dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng kí và quản lý hộ tịch từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2015.

- Giai đoạn 3: Dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng kí hộ tịch từ năm 1998 đến ngày 31/12/2005.

- Giai đoạn 4: Dữ liệu hộ tịch đã được đăng ký từ năm 1976 đến năm 1998.

- Giai đoạn 5: Dữ liệu hộ tịch từ năm 1975 trở về trước.

2. Nguyên tắc thực hiện số hóa

- Dữ liệu hộ tịch cấp nào tạo lập (đăng ký) thì cấp đó có trách nhiệm thực hiện việc số hóa. Trường hợp Sổ hộ tịch do UBND cấp xã đăng ký nhưng lưu tại 02 cấp (cấp xã và cấp huyện) thì cấp xã là đơn vị có trách nhiệm thực hiện việc số hóa.

- Đối với dữ liệu mà theo lịch sử hiện không xác định được cơ quan tạo lập (do chia tách, sáp nhập địa giới hành chính hoặc Sổ hộ tịch từ chế độ cũ để lại hiện chỉ còn lưu ở 01 cấp hành chính) thì cấp lưu sổ hộ tịch thực hiện việc số hóa.

- Ưu tiên tập trung hoàn thành việc số hóa các Sổ hộ tịch đã được đăng ký trong giai đoạn từ ngày 01/01/2016 đến 30/6/2019 (dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch) và giai đoạn từ năm 2006 đến hết năm 2015 (dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP).

- Trong mỗi giai đoạn, ưu tiên nhập dữ liệu về đăng ký kết hôn, đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử và xác nhận tình trạng hôn nhân để tạo thông tin cơ sở cho việc thực hiện số hóa các dữ liệu hộ tịch khác.

- Thông tin hộ tịch được nhập là thông tin hiện tại đã được chỉnh lý chuẩn (đã được thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch....(nếu có).

- Việc thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch: Sở Tư pháp, UBND cấp huyện, cấp xã xem xét các điều kiện về cơ sở vật chất, nguồn nhân lực,... tại cơ quan, địa phương, đơn vị để thực hiện; trong trường hợp cần thiết thì có thể thuê đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch thực hiện.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của các cơ quan, địa phương, đơn vị

1.1. Sở Tư pháp

- Chủ trì, phối hợp với cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai thực hiện Kế hoạch này.

- Ban hành văn bản hướng dẫn các địa phương triển khai, ứng dụng phần mềm hộ tịch, cập nhật, số hóa dữ liệu hộ tịch; kịp thời nắm bắt những khó khăn, vướng mắc của các địa phương trong quá trình thực hiện để đề xuất giải pháp tháo gỡ, giải quyết.

- Phối hợp với Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp tạo tài khoản để cập nhật dữ liệu vào phần mềm; khóa tài khoản nhập dữ liệu sau khi hoàn thành việc nhập dữ liệu.

- Ký hợp đồng thuê đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử từ sổ giấy hiện đang lưu trữ tại Sở Tư pháp vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Đồng thời giới thiệu, hướng dẫn UBND cấp huyện, cấp xã trong việc thuê đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch tại địa phương; đảm bảo hiệu quả, thống nhất.

- Xây dựng kế hoạch đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch tại địa phương.

- Phối hợp với Sở Tài chính xây dựng dự toán kinh phí thực hiện Kế hoạch này.

- Hướng dẫn, đôn đốc, giám sát, kiểm tra; nghiệm thu việc số hóa.

- Phối hợp với Công an tỉnh trong việc trao đổi dữ liệu giữa cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo đúng quy định.

- Tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh, báo cáo Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định.

- Tham mưu việc sơ kết, tổng kết thực hiện Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc” tại địa phương.

1.2. Sở Tài chính

- Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, bố trí kinh phí để thực hiện công tác số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử tại địa phương.

- Hướng dẫn UBND cấp huyện, cấp xã đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch theo lộ trình tại Mục II Kế hoạch này.

1.3. Sở Thông tin và Truyền thông

- Hướng dẫn Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch và việc sử dụng các phần mềm chuyên ngành khác có sử dụng dữ liệu hộ tịch của cá nhân bảo đảm phù hợp với Kế hoạch.

- Có phương án hướng dẫn thực hiện việc trích xuất các dữ liệu hộ tịch tại các phần mềm do nhiều nguồn cung cấp, thiết kế trên nền tảng công nghệ khác nhau vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc (nếu có).

1.4. Công an tỉnh

Hướng dẫn UBND các huyện, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn triển khai thực hiện Nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Căn cước công dân, trong đó quy định phương thức kết nối, chia sẻ, cung cấp số định danh cá nhân cho người đi đăng ký khai sinh theo quy định của Luật Hộ tịch và Luật Căn cước công dân.

1.5. Các sở, ban, ngành có liên quan

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, có trách nhiệm phối hợp với Sở Tư pháp và các cơ quan, đơn vị liên quan triển khai thực hiện tốt Kế hoạch này.

1.6. Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã.

- Tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch trên địa bàn.

- Thực hiện rà soát, cung cấp đầy đủ, chính xác dữ liệu hộ tịch cho Sở Tư pháp.

- Bố trí công chức đủ năng lực làm công tác hộ tịch tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn để triển khai các nội dung tại Kế hoạch; kịp thời cập nhật, tạo lập dữ liệu hộ tịch điện tử tại địa phương bảo đảm vận hành tốt hệ thống thông tin, đăng ký, quản lý hộ tịch.

- Bảo đảm kinh phí và các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị để thực hiện xây dựng, quản lý và duy trì Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử tại địa phương, bảo đảm tốt hệ thống thông tin hộ tịch, việc kết nối chia sẻ với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

- Chỉ đạo, hướng dẫn Phòng Tư pháp, UBND cấp xã lựa chọn, thuê đơn vị cập nhật, số hóa dữ liệu theo thẩm quyền.

- Chủ động phối hợp với Sở Tư pháp trong việc tạo tài khoản để nhập dữ liệu hộ tịch vào phần mềm và xóa tài khoản sau khi hoàn thành việc nhập dữ liệu hộ tịch của Phòng Tư pháp và UBND xã, phường, thị trấn.

2. Kinh phí thực hiện

Kinh phí thực hiện Kế hoạch này do ngân sách nhà nước bảo đảm theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp.

Trong quá trình tổ chức thực hiện Kế hoạch này, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, địa phương, đơn vị kịp thời phản ánh đến Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết./.