Kính gửi: Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Nhằm từng bước xây dựng và tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, đảm bảo triển khai áp dụng thống nhất, có sự kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên phạm vi toàn quốc và đồng bộ các thông tin cơ bản của cá nhân với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo yêu cầu của pháp luật về hộ tịch, trên cơ sở kế hoạch triển khai của Bộ Tư pháp và nhu cầu của các địa phương đối với việc cập nhật, số hóa dữ liệu từ các Sổ hộ tịch giấy, Bộ Tư pháp hướng dẫn một số nội dung để các địa phương thực hiện thống nhất, cụ thể như sau:

1. Về phương án và lộ trình thực hiện số hóa Sổ hộ tịch

Để hỗ trợ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong việc thực hiện số hóa, cập nhật dữ liệu hộ tịch lịch sử từ các Sổ hộ tịch cũ tại địa phương vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, Bộ Tư pháp đã xây dựng tài liệu Hướng dẫn và Phần mềm công cụ hỗ trợ việc thực hiện số hóa Sổ hộ tịch, trong đó:

(1) Tài liệu Hướng dẫn thực hiện số hóa Sổ hộ tịch:

- Hướng dẫn cụ thể các phương án và lộ trình (gồm 05 giai đoạn) thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch từ các Sổ đăng ký hộ tịch giấy;

- Ưu tiên tập trung hoàn thành việc số hóa các Sổ hộ tịch đã được đăng ký trong giai đoạn từ ngày 01/01/2016 đến thời điểm địa phương chính thức triển khai Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch (dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch) và giai đoạn từ năm 2006 đến hết năm 2015 (dữ liệu hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP), vì đây là hai giai đoạn công tác đăng ký, quản lý hộ tịch được thực hiện bài bản và Sổ đăng ký hộ tịch được lưu trữ đầy đủ nhất;

- Sở Tư pháp là đơn vị chủ trì, chịu trách nhiệm chính về tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu hộ tịch được số hóa tại địa phương.

(2) Phần mềm quản lý dữ liệu hộ tịch lịch sử (giai đoạn từ năm 2006 đến năm 2015) theo quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP (gọi tắt là Phần mềm hộ tịch 158): Đây là công cụ miễn phí, hỗ trợ các đơn vị tham gia số hóa dữ liệu hộ tịch điện tử trên toàn quốc có thể cập nhật, quản lý và khai thác dữ liệu hộ tịch đã được đăng ký theo các quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP một cách chủ động, dễ dàng và độc lập so với Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch. Từ đó, cho phép các đơn vị tham gia triển khai có thể sử dụng nhân sự cập nhật dữ liệu hoặc thuê dịch vụ số hóa dữ liệu một cách linh hoạt, hiệu quả, đồng thời, có thể giám sát việc cập nhật dữ liệu một cách dễ dàng.

Tài liệu “Hướng dẫn thực hiện số hóa Sổ hộ tịch” đã được Bộ Tư pháp đăng tải (kèm theo Công văn này) trên Cổng thông tin điện tử của Bộ (tại các mục Chỉ đạo điều hành và Hướng dẫn nghiệp vụ / Công nghệ thông tin), đề nghị địa phương sớm nghiên cứu triển khai thực hiện.

2. Về dự toán kinh phí để thực hiện số hóa Sổ hộ tịch

Theo Đề án Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc đã được Bộ trưởng Bộ Tư pháp phê duyệt tại Quyết định số 2173/QĐ-BTP ngày 11/12/2015, kinh phí chuyển đổi, số hóa dữ liệu hộ tịch tại các Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch tại địa phương do Ngân sách của địa phương bố trí, đảm bảo.

Trên cơ sở các hướng dẫn của Bộ Tư pháp tại tài liệu Hướng dẫn thực hiện số hóa Sổ hộ tịch và khối lượng tài liệu cần số hóa, đề nghị địa phương chủ động nghiên cứu, vận dụng các hướng dẫn tại các văn bản sau đây để thực hiện lập dự toán kinh phí thực hiện số hóa (dự toán kinh phí cho các hạng mục lập kế hoạch số hóa, chi phí quản lý, thu thập, tạo lập, rà soát, chuẩn hóa dữ liệu trước và sau số hóa...):

(1) Thông tư liên tịch số 19/2012/TTLT-BTC-BKH&ĐT-BTTTT ngày 15/02/2012 của liên Bộ Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư, Thông tin và Truyền thông Hướng dẫn quản lý và sử dụng kinh phí thực hiện Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

(2) Thông tư số 194/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính Hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước.

3. Về việc xử lý các địa danh hành chính cũ không còn được áp dụng ở hiện tại

Trong quá trình triển khai áp dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch và thực hiện số hóa Sổ hộ tịch (cập nhật dữ liệu được số hóa trên Phần mềm hộ tịch 158), nếu địa phương phát hiện có thông tin địa danh hành chính còn thiếu, chưa có trong danh mục, đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương giao Sở Tư pháp chủ trì, kịp thời tổng hợp thông tin (theo mẫu tại Phụ lục kèm theo) và gửi về Bộ Tư pháp (Cục Công nghệ thông tin) để được cập nhật, bổ sung.

* Trong quá trình thực hiện, mọi vướng mắc (nếu có), đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo các đơn vị trực thuộc có liên quan liên hệ trực tiếp với Bộ Tư pháp (Cục Công nghệ thông tin) để được hỗ trợ, giải đáp.

Vậy Bộ Tư pháp trân trọng thông báo để Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương biết và chỉ đạo thực hiện./.

PHỤ LỤC

BIỂU MẪU CUNG CẤP THÔNG TIN ĐỊA DANH HÀNH CHÍNH
(Kèm theo Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 của Bộ Tư pháp)