Giới thiệu về Công văn 95764/CT-TTHT năm 2019

Công văn 95764/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về việc hạch toán các khoản chi phí công tác nước ngoài của người lao động vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế, tối ưu hóa chi phí hợp lý và hạn chế rủi ro bị xuất toán khi quyết toán thuế thực tế.

Điều kiện cốt lõi để chi phí công tác nước ngoài được tính vào chi phí được trừ

Theo quy định của pháp luật về thuế TNDN hiện hành, để các khoản chi phí phát sinh trong chuyến công tác nước ngoài của người lao động được tính vào chi phí hợp lý được trừ, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (như đi ký kết hợp đồng, khảo sát thị trường, tham gia hội thảo chuyên ngành, học tập chuyển giao công nghệ).
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam và nước sở tại nơi phát sinh chi phí.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT). Trường hợp thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân của người lao động thì phải có quy chế đồng ý bằng văn bản và chứng từ đối chiếu dòng tiền rõ ràng.

Hồ sơ, chứng từ bắt buộc đối với chi phí công tác nước ngoài

Để chứng minh tính hợp lý và hợp pháp của khoản chi công tác phí nước ngoài trước cơ quan thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ bộ hồ sơ hoàn chỉnh bao gồm:

• Quyết định cử đi công tác nước ngoài do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký duyệt. Quyết định phải nêu rõ danh sách nhân sự, mục đích chuyến đi, thời gian và địa điểm công tác cụ thể.
• Văn bản, thư mời từ phía đối tác nước ngoài hoặc các tài liệu chứng minh mối quan hệ hợp tác, chương trình làm việc chi tiết tại nước ngoài.
• Vé máy bay khứ hồi, thẻ lên máy bay (boarding pass) để chứng minh việc di chuyển thực tế của nhân sự.
• Hóa đơn tiền phòng khách sạn, hóa đơn dịch vụ ăn uống, đi lại và các chứng từ chi tiêu hợp pháp khác phát sinh tại nước ngoài.
• Hộ chiếu của người đi công tác có xác nhận đóng dấu nhập cảnh, xuất cảnh của cơ quan hải quan cửa khẩu Việt Nam và nước sở tại (hoặc các giấy tờ tương đương chứng minh việc xuất nhập cảnh thực tế).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi phí có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đặc biệt là tiền vé máy bay và tiền phòng khách sạn).

Quy định về khoán chi công tác phí nước ngoài

Trường hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức khoán chi công tác phí (bao gồm tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp) cho người lao động đi công tác nước ngoài, khoản chi này được chấp nhận là chi phí được trừ nếu thỏa mãn các điều kiện:

• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp phải quy định rõ ràng về định mức khoán chi công tác phí và điều kiện được hưởng khoán chi của từng chức danh, vị trí.
• Doanh nghiệp thực hiện chi tiền khoán đúng theo mức quy định tại quy chế nội bộ đã ban hành và có chứng từ chi tiền hợp lệ.
• Đối với phần chi phí đã thực hiện khoán chi theo đúng quy định, doanh nghiệp không cần phải xuất trình hóa đơn, chứng từ của các khoản chi thực tế phát sinh được khoán, nhưng vẫn phải đảm bảo có đủ quyết định cử đi công tác và lịch trình làm việc.

Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ khi hạch toán chi phí

Khi phát sinh các khoản chi bằng ngoại tệ tại nước ngoài, doanh nghiệp thực hiện quy đổi ra đồng Việt Nam (VND) để ghi nhận vào sổ sách kế toán theo nguyên tắc:

• Áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh giao dịch hoặc tỷ giá quy đổi theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành (Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC).
• Đảm bảo tính nhất quán trong việc lựa chọn phương pháp xác định tỷ giá hạch toán trong suốt kỳ kế toán để phản ánh trung thực chi phí hoạt động của doanh nghiệp.