Tổng quan về Công văn 88556/CT-TTHT năm 2020

Công văn 88556/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2020 hướng dẫn chi tiết về việc hạch toán các khoản chi phí liên quan đến nhân viên đi công tác. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định rõ các điều kiện để tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản phụ cấp công tác phí.

Điều kiện tính chi phí đi công tác vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn, để các khoản chi phí đi công tác của nhân viên được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Doanh nghiệp phải có quyết định cử nhân viên đi công tác (nêu rõ mục đích, thời gian, địa điểm công tác).
• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp phải quy định rõ ràng về định mức chi công tác phí (tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp lưu trú).

Hồ sơ chứng từ đối với chi phí mua vé máy bay qua mạng

Trường hợp doanh nghiệp cử nhân viên đi công tác và có phát sinh chi phí mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho nhân viên, hồ sơ chứng từ làm căn cứ tính vào chi phí được trừ bao gồm:

• Vé máy bay điện tử và thẻ lên máy bay (boarding pass).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình nộp tiền.
• Quyết định cử đi công tác của ban giám đốc.
• Các giấy tờ chứng minh chuyến đi phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Quy định về Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản công tác phí

Về nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản phụ cấp và chi phí công tác, văn bản hướng dẫn cụ thể như sau:

• Khoản phụ cấp công tác phí (bao gồm tiền ăn, tiền ở, tiền đi lại) chi trả cho người lao động đi công tác được miễn thuế TNCN nếu khoản chi này phù hợp với định mức quy định tại Quy chế tài chính hoặc Quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
• Trường hợp doanh nghiệp chi phụ cấp công tác phí cao hơn định mức đã quy định trong quy chế nội bộ, phần chi vượt định mức này phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động theo quy định hiện hành.
• Các khoản chi trả hộ tiền phòng, tiền vé máy bay trực tiếp từ tài khoản của doanh nghiệp cho đơn vị cung cấp dịch vụ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi hạch toán

Để tránh bị cơ quan thuế loại chi phí khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm cốt lõi:

• Xây dựng và ban hành Quy chế tài chính hoặc Quy chế chi tiêu nội bộ rõ ràng, cụ thể hóa các định mức chi tiêu cho từng chức danh, vị trí khi đi công tác.
• Đảm bảo tính nhất quán giữa quyết định cử đi công tác, giấy đi đường, hóa đơn phòng nghỉ, vé máy bay và chứng từ thanh toán.
• Kiểm tra kỹ tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn GTGT (đặc biệt là hóa đơn tiền phòng khách sạn, hóa đơn ăn uống tiếp khách trong quá trình công tác).