Giới thiệu về Công văn 42569/CT-TTHT năm 2018

Công văn 42569/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2018 hướng dẫn chi tiết về việc hạch toán chi phí đi công tác của người lao động vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ đối với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình đi công tác của nhân viên.

Các điều kiện cơ bản để chi phí đi công tác được tính vào chi phí được trừ

Theo hướng dẫn tại Công văn và các quy định pháp luật về thuế TNDN hiện hành (đặc biệt là Thông tư số 78/2014/TT-BTC và Thông tư số 96/2015/TT-BTC), để chi phí đi công tác của người lao động được tính vào chi phí hợp lý được trừ, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (như hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng, vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn tiền phòng khách sạn...).
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).

Hồ sơ, chứng từ cụ thể đối với chi phí đi công tác

Doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu trữ bộ hồ sơ đi công tác đầy đủ bao gồm các tài liệu sau để làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế:

• Quyết định cử đi công tác: Văn bản do đại diện pháp luật hoặc người có thẩm quyền của doanh nghiệp ký, nêu rõ họ tên người lao động được cử đi, bộ phận, mục đích chuyến đi, thời gian và địa điểm công tác.
• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ: Quy chế của doanh nghiệp phải có quy định cụ thể về chế độ công tác phí, định mức khoán chi phí đi lại, chi phí lưu trú (nếu có).
• Giấy tờ chứng minh chuyến đi thực tế: Giấy đi đường có xác nhận của nơi đến công tác (nếu có), vé máy bay, vé tàu xe, thẻ lên máy bay (boarding pass) trong trường hợp di chuyển bằng đường hàng không.
• Hóa đơn, chứng từ thanh toán: Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ (tiền phòng, ăn uống, tiếp khách...) mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp.

Hướng dẫn xử lý trường hợp thanh toán bằng thẻ cá nhân của người lao động

Một trong những nội dung quan trọng được hướng dẫn trong Công văn 42569/CT-TTHT là việc giải quyết chi phí phát sinh khi người lao động sử dụng thẻ cá nhân để thanh toán dịch vụ trong chuyến công tác:

• Điều kiện chấp thuận: Trường hợp doanh nghiệp giao nhiệm vụ cho người lao động đi công tác và có ủy quyền bằng văn bản cho người lao động thanh toán các khoản chi phí (như vé máy bay, tiền phòng khách sạn) bằng thẻ cá nhân, sau đó doanh nghiệp thực hiện thanh toán lại cho người lao động.
• Yêu cầu về chứng từ: Để khoản chi này được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:
  • Có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp.
  • Có chứng từ thanh toán của cá nhân người lao động cho đơn vị cung cấp dịch vụ (sao kê tài khoản thẻ cá nhân hoặc chứng từ thanh toán của thẻ).
  • Có chứng từ thanh toán chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp hoàn trả lại vào tài khoản cá nhân của người lao động đã thanh toán trước đó.
  • Có quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép áp dụng hình thức thanh toán này.

Ý nghĩa và lưu ý đối với doanh nghiệp

Việc áp dụng đúng hướng dẫn tại Công văn 42569/CT-TTHT giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế TNDN một cách hợp pháp, tránh bị xuất toán các khoản chi phí đi công tác khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra. Doanh nghiệp cần lưu ý xây dựng quy chế nội bộ rõ ràng, chặt chẽ về định mức và phương thức thanh toán công tác phí để làm cơ sở pháp lý vững chắc cho việc hạch toán kế toán.