Tóm tắt Công văn 78143/CT-TTHT năm 2019 về ghi nhận chi phí công tác

Công văn 78143/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình đi công tác của người lao động. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ và phương thức thanh toán đối với chi phí công tác.

Điều kiện ghi nhận chi phí công tác hợp lệ khi tính thuế TNDN

Để các khoản chi phí đi công tác (như chi phí đi lại, tiền thuê phòng nghỉ, phụ cấp đi đường...) được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có quyết định cử đi công tác của ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền trong doanh nghiệp, nêu rõ mục đích, thời gian và địa điểm của chuyến công tác.
• Có quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp quy định rõ ràng về định mức chi phí công tác (tiền phòng, tiền đi lại, phụ cấp công tác phí).
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp đối với các khoản chi phát sinh (hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng từ các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trú, vận chuyển).
• Đối với các khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) trên mỗi hóa đơn, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế.

Quy định về việc thanh toán chi phí công tác bằng thẻ cá nhân

Một trong những nội dung trọng tâm của Công văn 78143/CT-TTHT là hướng dẫn trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân (người lao động) sử dụng thẻ tín dụng hoặc thẻ thanh toán cá nhân để chi trả các khoản chi phí công tác (như vé máy bay, tiền phòng khách sạn), sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho cá nhân. Các khoản chi này vẫn được chấp nhận là chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện:

• Doanh nghiệp có quy chế tài chính hoặc văn bản ủy quyền cụ thể cho phép người lao động thanh toán bằng thẻ cá nhân và được doanh nghiệp hoàn trả lại tiền.
• Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp.
• Có chứng từ chứng minh việc thanh toán từ thẻ của cá nhân cho đơn vị cung cấp dịch vụ (sao kê tài khoản ngân hàng của cá nhân).
• Có chứng từ doanh nghiệp chuyển khoản thanh toán hoàn trả từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp sang tài khoản ngân hàng của cá nhân người lao động.

Những lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi quyết toán thuế

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Hồ sơ công tác phí phải được chuẩn bị đồng bộ và nhất quán, bao gồm: Quyết định cử đi công tác, Giấy đi đường có xác nhận của nơi đến (nếu có), Hóa đơn hợp pháp, Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu thuộc trường hợp bắt buộc) và Bảng thanh toán tiền công tác phí kèm chứng từ gốc.
• Trường hợp doanh nghiệp khoán chi công tác phí cho người lao động thì khoản chi khoán này phải được quy định cụ thể trong quy chế tài chính hoặc hợp đồng lao động và không vượt quá định mức quy định để được tính vào chi phí được trừ mà không cần hóa đơn của từng khoản chi nhỏ lẻ.