- Tổng quan về Công văn 24005/CT-TTHT năm 2019

Công văn 24005/CT-TTHT năm 2019 do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và tổ chức trả thu nhập thực hiện đúng các quy định hiện hành về Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan đến các khoản chi công tác phí cho người lao động. Văn bản đưa ra các tiêu chí cụ thể để xác định tính hợp lệ của chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và các khoản thu nhập được miễn/không chịu thuế TNCN từ chi phí đi công tác.

- Quy định về Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với khoản chi công tác phí

Để khoản chi phí công tác phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần tuân thủ các điều kiện cốt lõi sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (như Quyết định cử đi công tác, văn bản phê duyệt lịch trình công tác, vé máy bay/vé tàu xe, hóa đơn tiền phòng khách sạn, hóa đơn dịch vụ...).
• Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác, chứng từ làm căn cứ tính chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp.
• Trường hợp doanh nghiệp có quy chế khoán chi công tác phí (tiền ở, tiền đi lại, tiền phụ cấp lưu trú) cho người lao động, khoản chi khoán này sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu được quy định cụ thể tại một trong các văn bản: Hợp đồng lao động, Quy chế tài chính hoặc Quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

- Quy định về Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với người nhận công tác phí

Chính sách thuế TNCN đối với khoản tiền công tác phí được phân định rõ ràng giữa khoản chi theo thực tế và khoản chi theo định mức khoán:

• Khoản khoán chi công tác phí: Khoản tiền phụ cấp/khoán chi công tác phí trả cho người lao động không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu khoản tiền này phù hợp với mức khoán chi được quy định tại Quy chế tài chính hoặc Quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
• Khoản chi trả theo thực tế phát sinh: Trường hợp người lao động đi công tác được công ty thanh toán thực tế các chi phí như vé máy bay, tiền khách sạn, tiền đi lại có hóa đơn, chứng từ hợp pháp mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp thì các khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Trường hợp doanh nghiệp chi trả vượt mức quy định khoán chi hoặc chi trả không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định thì phần chi vượt/chi không hợp lệ đó sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động.

- Nguyên tắc hồ sơ và lưu trữ chứng từ phục vụ quyết toán thuế

Doanh nghiệp cần hoàn thiện hệ thống hồ sơ chứng từ để làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế khi thanh tra, kiểm tra:

• Xây dựng Quy chế tài chính/Quy chế công tác phí rõ ràng, quy định chi tiết về đối tượng áp dụng, định mức khoán chi, điều kiện thanh toán và quy trình phê duyệt.
• Lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ chuyến đi bao gồm: Quyết định cử đi công tác, Giấy đi đường (có xác nhận của nơi đến), kế hoạch/báo cáo kết quả công tác, các hóa đơn tài chính hợp pháp và chứng từ thanh toán ngân hàng.