Tóm tắt Công văn 10858/CTHN-TTHT năm 2021 về thuế TNDN và TNCN đối với chi công tác phí

Công văn 10858/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi công tác phí phát sinh tại doanh nghiệp. Dưới đây là nội dung phân tích chi tiết các quy định cốt lõi:

- Quy định về thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với chi phí công tác

Để các khoản chi phí đi công tác của người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật (như vé máy bay, hóa đơn tiền phòng, hóa đơn dịch vụ đi lại...).
• Có quyết định cử đi công tác của doanh nghiệp (văn bản cử đi công tác, lịch trình công tác, phê duyệt của ban giám đốc).
• Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp phải quy định rõ ràng về định mức chi công tác phí (bao gồm tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp công tác phí).
• Đối với các khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác và có phát sinh chi phí mua vé máy bay, tiền phòng nghỉ bằng thẻ cá nhân của người lao động thì được coi là thanh toán không dùng tiền mặt nếu đáp ứng đủ điều kiện: Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp mang tên doanh nghiệp; có quyết định cử đi công tác; quy chế tài chính của doanh nghiệp cho phép thanh toán qua thẻ cá nhân và doanh nghiệp thực hiện thanh toán lại cho cá nhân bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt.

- Quy định về thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với khoản phụ cấp công tác phí

Chính sách thuế TNCN đối với các khoản nhận được khi đi công tác được xác định như sau:

• Khoản phụ cấp đi công tác (per diem) chi trả cho người lao động được miễn thuế TNCN nếu khoản chi này phù hợp với quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
• Mức khoán chi công tác phí được miễn thuế TNCN thực hiện theo quy định của quy chế nội bộ doanh nghiệp, không bị khống chế theo định mức của cơ quan nhà nước (đối với khối doanh nghiệp ngoài nhà nước). Tuy nhiên, doanh nghiệp phải xây dựng định mức rõ ràng, hợp lý và nhất quán.
• Trường hợp doanh nghiệp chi phụ cấp công tác phí cao hơn mức quy định tại quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ thì phần chi vượt định mức phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Các khoản chi trực tiếp cho chuyến công tác như tiền vé máy bay, tiền phòng khách sạn, tiền taxi có hóa đơn, chứng từ hợp pháp mang tên doanh nghiệp và được doanh nghiệp thanh toán thì không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

- Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng

• Doanh nghiệp cần hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ (Quy chế tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ hoặc Hợp đồng lao động) quy định rõ ràng về điều kiện, định mức và thủ tục thanh quyết toán công tác phí.
• Mọi khoản thanh toán qua thẻ cá nhân của người lao động phải được chuẩn hóa bằng quy trình tạm ứng, thanh toán rõ ràng để bảo đảm tính hợp lệ của chứng từ không dùng tiền mặt khi quyết toán thuế TNDN.