Tóm tắt Công văn 76797/CT-TTHT năm 2017 về xử lý đối với hóa đơn lập sai

Công văn 76797/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành ngày 24 tháng 11 năm 2017 hướng dẫn chi tiết về việc xử lý các trường hợp hóa đơn đã lập nhưng có sai sót. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ, tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính về thuế.

- Nguyên tắc chung khi xử lý hóa đơn lập sai

Căn cứ vào quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư số 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, việc xử lý hóa đơn đã lập có sai sót được thực hiện dựa trên thời điểm phát hiện sai sót và tình trạng kê khai thuế của các bên liên quan. Doanh nghiệp cần xác định rõ hóa đơn đã được giao cho người mua hay chưa, và đã thực hiện kê khai thuế hay chưa để áp dụng phương án xử lý phù hợp.

- Các trường hợp xử lý hóa đơn lập sai cụ thể

• Trường hợp hóa đơn viết sai chưa xé khỏi cuống: Người bán chỉ cần gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai này tại quyển hóa đơn, sau đó lập hóa đơn mới thay thế.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Khi phát hiện sai sót, nếu cả người bán và người mua chưa kê khai thuế, hai bên phải lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi phải thể hiện rõ lý do thu hồi hóa đơn. Sau đó, người bán gạch chéo các liên, lưu giữ hóa đơn thu hồi và lập hóa đơn mới thay thế theo đúng quy định.
• Trường hợp hóa đơn đã lập, đã giao cho người mua và các bên đã kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót sau khi đã kê khai thuế, người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Đồng thời, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh tăng/giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số..., ký hiệu... Các bên căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh để kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán và thuế đầu ra, đầu vào.
• Trường hợp hóa đơn viết sai tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế: Theo hướng dẫn tại Thông tư số 26/2015/TT-BTC, nếu hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và không cần lập hóa đơn điều chỉnh.

- Trách nhiệm và lưu ý đối với doanh nghiệp

• Tính trung thực và chính xác: Việc lập biên bản thu hồi hoặc biên bản điều chỉnh hóa đơn phải có chữ ký, đóng dấu xác nhận của cả hai bên mua và bán để làm cơ sở pháp lý giải trình với cơ quan thuế.
• Thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế phải được lập ngay khi phát hiện sai sót và thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh theo quy định.
• Lưu trữ hồ sơ: Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan bao gồm hóa đơn viết sai, biên bản thu hồi, biên bản điều chỉnh và hóa đơn mới để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.