Giới thiệu về Công văn 31786/CT-HTr năm 2016

Công văn 31786/CT-HTr do Cục Thuế Thành phố Hà Nội ban hành năm 2016 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc xử lý hóa đơn đã lập nhưng có sai sót. Văn bản căn cứ vào các quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính để đưa ra hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp cụ thể, giúp người nộp thuế thực hiện đúng quy định pháp luật và hạn chế rủi ro bị xử phạt hành chính.

Các nội dung hướng dẫn cốt lõi về xử lý hóa đơn lập sai

Dưới đây là các phương án xử lý cụ thể đối với hóa đơn bị lập sai được Cục Thuế Thành phố Hà Nội hướng dẫn chi tiết theo từng trường hợp:

- Trường hợp 1: Hóa đơn lập sai chưa giao cho người mua

• Phạm vi áp dụng: Áp dụng đối với trường hợp hóa đơn đã được lập (đã viết hoặc đã in ra) nhưng phát hiện có sai sót và chưa bàn giao cho khách hàng (người mua).
• Thủ tục xử lý: Người bán thực hiện gạch chéo các liên của hóa đơn lập sai và phải lưu giữ số hóa đơn này tại quyển hóa đơn (không được xé rời khỏi cuống, hoặc nếu đã xé thì phải kẹp lại vào quyển hóa đơn).
• Yêu cầu xuất mới: Sau khi đã vô hiệu hóa hóa đơn sai, người bán thực hiện lập hóa đơn mới đúng quy định để giao cho người mua.

- Trường hợp 2: Hóa đơn lập sai đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế

• Phạm vi áp dụng: Áp dụng khi hóa đơn viết sai đã được xé và bàn giao cho người mua, tuy nhiên cả hai bên bán và mua đều chưa tiến hành kê khai thuế đối với hóa đơn này.
• Thủ tục thu hồi: Hai bên mua và bán phải lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Trong biên bản thu hồi phải thể hiện rõ ràng lý do thu hồi hóa đơn (ghi rõ sai sót ở chỉ tiêu nào, nội dung sai là gì).
• Xử lý hóa đơn cũ: Người bán thực hiện gạch chéo các liên của hóa đơn thu hồi và phải lưu giữ lại số hóa đơn này để phục vụ công tác kiểm tra.
• Lập hóa đơn thay thế: Người bán lập hóa đơn mới thay thế theo đúng quy định pháp luật để giao cho người mua. Trên hóa đơn mới cần ghi rõ nội dung thay thế cho hóa đơn số, ký hiệu, ngày tháng năm nào.

- Trường hợp 3: Hóa đơn lập sai đã giao cho người mua và hai bên đã kê khai thuế

• Phạm vi áp dụng: Áp dụng đối với trường hợp hóa đơn có sai sót đã được giao cho người mua và cả hai bên đã thực hiện kê khai thuế trên hệ thống.
• Thủ tục thỏa thuận: Người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót cụ thể của hóa đơn đã lập.
• Lập hóa đơn điều chỉnh: Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, ký hiệu, ngày tháng năm nào.
• Nguyên tắc ghi hóa đơn điều chỉnh: Trên hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
• Kê khai thuế sau điều chỉnh: Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh đã lập, cả người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào theo quy định pháp luật về quản lý thuế hiện hành tại thời điểm phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

Việc thực hiện đúng hướng dẫn tại Công văn 31786/CT-HTr giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình kế toán, hạn chế tối đa các sai sót khi bị thanh tra, kiểm tra thuế. Doanh nghiệp cần lưu ý lưu trữ đầy đủ các biên bản thu hồi, biên bản điều chỉnh kèm theo các hóa đơn liên quan để làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu.