Giới thiệu về Công văn 58895/CT-TTHT năm 2017

Công văn 58895/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2017 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế liên quan đến việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Văn bản này tập trung giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp về điều kiện kỹ thuật, tính pháp lý của chữ ký số trên hóa đơn điện tử, đặc biệt là quy định về chữ ký điện tử của người mua hàng.

Nội dung cốt lõi về quy định chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử

Theo hướng dẫn tại Công văn 58895/CT-TTHT, căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính, quy định về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử được thực hiện cụ thể như sau:

• Trường hợp bắt buộc: Người mua là đơn vị kế toán có các điều kiện kỹ thuật để thực hiện ký số thì phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được từ người bán để xác nhận giao dịch.
• Trường hợp được miễn ký số: Người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên thì có thể được miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn.

Điều kiện để người mua được miễn chữ ký điện tử trên hóa đơn

Để được miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện chặt chẽ sau:

• Hai bên mua và bán phải có văn bản thỏa thuận cụ thể về việc người mua không cần ký số trên hóa đơn điện tử.
• Doanh nghiệp phải có đầy đủ các chứng từ chứng minh giao dịch thực tế đã phát sinh và hoàn thành, bao gồm nhưng không giới hạn ở: Hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có).
• Hóa đơn điện tử của người bán phải đảm bảo tính toàn vẹn, không bị thay đổi thông tin và có đầy đủ chữ ký số hợp pháp của người bán theo quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp thực hiện báo cáo và đề xuất phương án áp dụng hóa đơn điện tử không có chữ ký người mua gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được xem xét, chấp thuận.

Quy định về lưu trữ và tra cứu hóa đơn điện tử

Công văn cũng nhấn mạnh trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử nhằm phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế:

• Định dạng lưu trữ: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng file dữ liệu gốc (thường là định dạng XML) để đảm bảo tính pháp lý và khả năng kiểm tra tính toàn vẹn của chữ ký số.
• Tra cứu thông tin: Người bán có trách nhiệm cung cấp công cụ hoặc đường liên kết (link) để người mua và cơ quan thuế có thể dễ dàng tra cứu, đối chiếu nội dung hóa đơn điện tử đã phát hành.
• Chuyển đổi sang hóa đơn giấy: Trong trường hợp cần thiết để phục vụ việc lưu thông hàng hóa hoặc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định, hóa đơn điện tử được phép chuyển đổi sang hóa đơn giấy nhưng phải tuân thủ nguyên tắc chỉ được chuyển đổi một (01) lần và phải có chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật của bên bán.

Ý nghĩa pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

Công văn 58895/CT-TTHT mang lại sự linh hoạt cho các doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số, giảm thiểu thủ tục hành chính rườm rà khi giao dịch với các khách hàng cá nhân hoặc doanh nghiệp chưa trang bị hệ thống chữ ký số. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Việc miễn chữ ký số của người mua không được áp dụng tùy tiện mà phải dựa trên sự đồng thuận bằng văn bản và hồ sơ chứng minh giao dịch rõ ràng.
• Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống công nghệ thông tin để đảm bảo việc lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật và đúng thời hạn quy định của Luật Kế toán.